In 120 Tagen zum papierlosen Shopfloor.

In der heutigen digitalisierten Welt sind papierlose Prozesse in vielen Bereichen der Industrie bereits Standard. Auch am Shopfloor, dem Bereich eines Industriebetriebs, in dem die Fertigung stattfindet, wird immer häufiger auf den Einsatz von Papier verzichtet und auf digitale Technologien umgestellt.

Der papierlose Shopfloor bietet viele Vorteile wie höhere Effizienz, geringere Fehleranfälligkeit und eine umweltfreundlichere Administration.  

Warum ein papierloser Shopfloor?

Der Einsatz von Papier in industriellen Fertigungsumgebungen ist mit einem nicht zu unterschätzenden Aufwand verbunden. Auf den ersten Blick wirkt der Gang zum Drucker oder das Verteilen von Papierchecklisten nicht sonderlich aufwendig. Hier lohnt es sich, zweimal hinzuschauen. Denn mit bloß einer Tätigkeit ist es nicht getan. Es muss Papier bestellt werden, das Papier wird gelagert werden, Dokumente gedruckt, verteilt und wieder eingesammelt werden, die Daten digitalisiert werden, abgeheftet, archiviert und zu guter Letzt geschreddert.

Zusätzlich zum Handling-Aufwand reihen sich einige weitere Nachteile: Papier ist anfällig für Schäden und kann leicht verloren gehen. Im Durchschnitt werden täglich zwischen 2-5% aller Dokumente falsch abgelegt oder gehen verloren.  Zudem ist Papier gerade im Industrieumfeld erheblichen Schmutz und Staub ausgesetzt, welche die Lesbarkeit der Dokumente stark beeinträchtigen kann… Auch was den Inhalt des Papieres anbelangt, ist es erst nachgelagert möglich, Daten auszuwerten und damit Einblicke in relevante Unternehmensprozesse zu bekommen. Das führt dazu, dass Fehler oder Abweichungen erst im Nachhinein auffallen, was wiederum mit erheblichen Mehrkosten verbunden ist.

Die Digitalisierung von Prozessen und Dokumenten in der Fertigung kann diese Probleme lösen und zu einer verbesserten Effizienz beitragen:

• Das gesamte Handling wie Ausdrucken, Verteilen, Einsammeln, digitalisieren und abheften fällt gänzlich weg
• Daten können strukturiert erfasst werden und sorgt damit für einen hohen Standardisierungsgrad und die Fehleranfälligkeit wird drastisch reduziert
• Informationen und Dokumentation von Prozessen können schnell abgerufen werden, sodass die Mitarbeiterzufriedenheit nachweislich gesteigert wird.

Wie können Unternehmen in 120 Tagen einen papierlosen Shopfloor erreichen?

In folgende Schritte lässt sich der Weg zum papierlosen Shopfloor einteilen:

1. Ziele definieren
2. Task Force erstellen
3. Use Cases und Arbeitsabläufe identifizieren
4. Tool auswählen
5. Pilotprojekt starten
6. Go-Live

Der größte Teil dieses Zeitplans wird von der Durchführung des Pilotprojekts bzw. Proof of Concept in Anspruch genommen, der je nach Projektumfang in etwa 2 Monate dauert.

1. Ziele definieren.

Ein wichtiger erster Schritt bei der Implementierung eines papierlosen Shopfloors ist die Definition von Zielen. Diese Ziele sollten klar und messbar formuliert werden, um sicherzustellen, dass das Unternehmen weiß, was es erreichen will.

Beispiele für mögliche Ziele könnten sein:

• Reduktion der Fehlerquote
• Mitarbeiterzufriedenheit steigern
• Durchlaufzeit verringern
• Prozesskonformität erhöhen
• Lösungszeit von Mängel verringern

Ein klares Bild der Ziele und Motivation zu haben hilft in den späteren Schritten wie beispielsweise bei der Auswahl einer Softwarelösung.

2. Eine Task Force gründen.

Das richtige Team ist einer der wichtigsten Punkte in einem Change Management Projekt. Das Team sollte aus Führungskräfte, internen Prozessexperten und im Idealfall Digitalisierungsexperten bestehen, welche die Arbeitsabläufe kennen und die digitale Affinität besitzen, um ein Digitalisierungsprojekt dieser Größenordnung effizient umzusetzen. Bei Bedarf wäre ein externer Implementation Consultant ebenso hilfreich, um die Machbarkeit des Projektes aus einer anderen Perspektive zu beurteilen und zu unterstützen um den Fokus zu behalten.

Es muss sichergestellt werden, dass jede mitwirkende Abteilung eine Stimme hat und die Ziele miteinander abgestimmt sind. Oftmal verfolgen Stakeholder eigene Interessen was langfristig zu Problemen führt.

3. Verfolgen Sie die Papierspur: Use Cases und Arbeitsabläufe identifizieren.

Nachdem das Ziel eines papierlosen Shopfloors festgelegt wurde, ist der nächste Schritt die Identifizierung von konkreten Use Cases und Arbeitsabläufen, die digitalisiert werden sollen. Eine gute Vorgehensweise ist, sich zunächst einen Überblick über alle aktuellen papierbasierten Prozesse und Dokumentationen am Shopfloor zu verschaffen. Ziel ist es sich intensiv mit den aktuellen Abläufen zu befassen. Wie sieht eine klassische Use Journey aus? Was sind die limitierenden Faktoren? Was sind die größten Painpoints? Wichtig hierbei ist, dass alle Beteiligten ein gleiches Verständnis haben.  

Starten Sie damit, den gesamten Prozess durchzuspielen:

1. Was initiiert den Prozess? Eine Notiz, eine E-Mail, ein Auftrag im ERP-System?
2. Wer ist in diesem Prozessschritt involviert?
3. Welche Informationen werden dokumentiert?
4. Wie werden die Informationen dokumentiert?
5. Wohin gelangt die Information im Anschluss?
6. Wer wird darüber benachrichtigt? Wer muss das Dokument freigeben?
7. Wo wird das Dokument abgelegt?
8. Wie kann das Dokument im Nachgang abgerufen werden?

Auch Feedback von Beschäftigten kann hierbei sehr hilfreich sein, um Probleme besser zu identifizieren.

Zu den gängigen Use Cases und Arbeitsabläufen gehören beispielsweise:

• Arbeitsanweisungen in der Montage
• Qualitätskontrollen
• Produktionsbegleitende Qualitätssicherung
• Anweisungen für Audits
• Maschinenwartungen und Instandhaltung
• Checklisten für Rundgänge oder Sicherheitsüberprüfungen
• Maschinenverladungen
• Kontrollen im Wareneingang und -ausgang
• und viele mehr.

Nachdem alle aktuellen Anwendungsfälle und Arbeitsabläufe identifiziert wurden, können sie nach Wichtigkeit und Effektivität priorisiert werden. Auf diese Weise wissen Sie mit welchen Prozessen Sie am besten beginnen, um die größten Vorteile der Digitalisierung zu erzielen.

4. Tool auswählen.

Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, die Geschäftsprozesse zu definieren, die Sie digitalisieren möchten. Je mehr Vorbereitung in diese Phase läuft, desto effizienter verlaufen die nachfolgenden Projektschritte.

Nachdem das Ziel und die Use Cases für die Digitalisierung am Shopfloor identifiziert wurden, ist der nächste Schritt die Auswahl des passenden Tools. Eine empfehlenswerte Option sind No-Code-Plattformen.

No Code Tools haben den großen Vorteil, dass Prozesse selbstständig und ohne Programmierkenntnisse auf die eigenen Abläufe adaptiert werden können. Das spart wiederum zeitliche Ressourcen und Kosten. Zum Beispiel können damit schnell erste Use Cases getestet werden, ohne viele Ressourcen zu binden.  

Es ist wichtig, dass das ausgewählte Tool einfach zu bedienen ist, sich die Arbeitsabläufe gut darin abbilden lassen und es sich in die bestehende Systemlandschaft integrieren lässt. Sobald das geeignete Tool gefunden wurde, das den Anforderungen und dem Budget des Unternehmens entspricht, ist diese Phase abgeschlossen.

5. Pilotprojekt starten.

Nachdem das Ziel, die Use Cases und das geeignete Tool für den papierlosen Shopfloor festgelegt wurden, ist der nächste Schritt der Start eines Pilotprojekts. Das Pilotprojekt, auch als Proof of Concept bezeichnet, ist von großer Bedeutung, da es dazu dient, das gewählte Tool und den neuen digitalen Prozess in einer kontrollierten Umgebung zu testen und zu bewerten.

Durch das Pilotprojekt können Unternehmen die Digitalisierung im kleinen Rahmen testen und sicherstellen, dass sie erfolgreich ist, bevor sie sich auf eine breitere Einführung einlassen. Der Zeitaufwand für ein Pilotprojekt kann je nach Größe und Komplexität des Unternehmens variieren, jedoch dauert es in der Regel mindestens 2 Monate.

In dieser Phase sammeln Sie viele wertvolle Erfahrungswerte. Zudem eignet sich diese Phase, um das Feedback Ihrer Mitarbeiter:innen einzuholen.  

Lesen Sie hier nach wie der Proof of Concept mit Testify aussieht

6. Go-Live.

Nachdem das Pilotprojekt erfolgreich abgeschlossen wurde, kann das Projekt in den Live-Betrieb übergehen.

In dieser Phase wird die digitale Lösung vom Pilotprojekt auf den gesamten Shopfloor ausgerollt und ersetzt die papierbasierte Dokumentation. Es ist wichtig, dass alle Mitarbeiter:innen eingeschult und informiert werden, damit sie sich sicher im Umgang mit der neuen Softwarelösung fühlen.

Die Einführung der papierlosen Arbeitsabläufe auf dem Shopfloor ist jedoch nicht das Ende der Reise. Hier kommen das Monitoring und die Analyse ins Spiel. Im Idealfall besitzt das digitale Tool eine Reporting & Analytics Funktion um Parameter wie Durchlaufzeiten, Prozesskonformitäten und die Anzahl an Prozessen usw. zu erfassen und übersichtlich aufzubereiten. Auf Basis dieser Ergebnisse können weitere Optimierungspotenziale erkannt und sogleich umgesetzt werden.

Praxisbeispiele.

Diese Firmen haben bereits papierlose Prozesse eingeführt: