Mängelerfassung und Mangeldokumentation in einer Software

Ein Mangel, der erst am Schreibtisch notiert wird, verliert genau die Details, auf die es später ankommt. In Testify wird die Abweichung direkt im betroffenen Prüfschritt angelegt, auf Smartphone, Tablet oder PC, auch ohne aktive Internetverbindung. Foto und Video zeigen den Zustand, statt ihn zu beschreiben, und dank Speech-to-Text funktioniert die Erfassung auch mit Handschuhen oder verschmutzten Händen. Schweregrad, Mangelkategorie und betroffene Komponente werden aus vordefinierten Listen gewählt statt frei getippt – erst dadurch wird die Dokumentation später auswertbar.

Nicht jeder Mangel fällt während einer geplanten Prüfung auf. Oft entdeckt jemand im Vorbeigehen eine beschädigte Palette, eine undichte Leitung oder eine fehlende Absicherung. In Testify lässt sich ein Mangel auch losgelöst von jeder Checkliste erfassen, mit denselben strukturierten Feldern und derselben Nachverfolgung. Damit landet auch die spontane Feststellung im System statt auf einem Notizzettel. Über Geoposition und Prüfobjektzuordnung ist trotzdem eindeutig, wo und woran der Mangel aufgetreten ist.

Testify weist jeden Mangel automatisch der zuständigen Person oder Gruppe zu und benachrichtigt sie per E-Mail und Push, statt dass jemand aktiv nachfragen muss. Aus dem Mangel lassen sich direkt Aufgaben mit Frist und Verantwortlichkeit ableiten, Verifizierungsprozesse stellen sicher, dass die Behebung auch geprüft wird. Die Mangel-Timeline dokumentiert jeden Schritt von der Erfassung bis zum Abschluss mit Zeitstempel und Verantwortlichem. So bleibt nachweisbar, dass ein erkannter Mangel nicht nur erfasst, sondern tatsächlich abgestellt wurde.

Zu jedem Vorgang erzeugt Testify einen revisionssicheren Mängelbericht als PDF, der bei Audits, Reklamationen und Gewährleistungsfällen unmittelbar vorgelegt werden kann. Weil Kategorien, Schweregrade und Komponenten strukturiert erfasst sind, zeigt das Reporting mehr als eine Liste: an welchen Anlagen, Bauteilen oder Lieferanten sich Mängel häufen, wie sich die Mängelquote entwickelt und wie viele Maßnahmen überfällig sind. Pareto-Analysen machen die wenigen Ursachen sichtbar, die den Großteil der Fälle erzeugen. Für tiefergehende Auswertungen lassen sich die Daten in Power BI oder das ERP-System übertragen.