Weinbergmaier setzt bei digitaler Transformation auf Testify.
In der Produktion am Standort Wolfern erfolgt die Dokumentation nun zu 100% digital.
Über Weinbergmaier
Seit 1969 ist die Weinbergmaier GmbH mit Sitz im Bezirk Steyr-Land für eine große Vielfalt an Tiefkühl-Spezialitäten in höchster Qualität bekannt. Die Marken BAUERNLAND, TONI KAISER, ACKERL und HÄNSEL & GRETEL stehen für typisch österreichische Gerichte wie traditionelle Mehlspeisen, Knödel- und Kartoffelspezialitäten. Das Unternehmen ist seit 2007 Teil der VIVATIS-Gruppe und gehört somit zu einem der größten Lebensmittelkonzerne des Landes. An den Standorten Wolfern und Wien wurde im Geschäftsjahr 2023 mit insgesamt rund 250 Beschäftigten ein Umsatz von 72,1 Millionen Euro erwirtschaftet.
WEBSITE
www.weinbergmaier.at
In der Produktion der Weinbergmaier GmbH in Wolfern brachte die klassische Dokumentation mit Papier und Stift so einige Herausforderungen mit sich. Daher wurde nach einer digitalen Lösung gesucht, um den Produktionsprozess effizienter und nachvollziehbarer zu gestalten.
Herausforderungen vor der Einführung einer digitalen Lösung
Aufgrund der handschriftlichen Dokumentationsprozesse stellte sich Weinbergmaier einer Reihe von Herausforderungen:
- Eines der größten Probleme war die ineffiziente und aufwendige, manuelle Verwaltung von Papierdokumenten. Die gesamte Organisation der Checklisten, vom Austeilen an den Produktionslinien, über das Sammeln und Auswerten, war kompliziert und umständlich.
- Zudem gab es kaum Möglichkeiten für digitale Auswertungen, was es schwierig machte, spezifische Informationen, wie zum Beispiel, den Wert einer konkreten Kerntemperaturmessung oder bestimmte Dokumente für Audits schnell zu finden.
- Eine zusätzliche Herausforderung: Weinbergmaier ist in den letzten drei Jahren stark gewachsen. Das Unternehmen verdreifachte sich fast in Größe und Kapazität. Dadurch stieg die Menge der zu verwaltenden Unterlagen erheblich, nahezu unüberschaubar und wenig nachvollziehbar. Im Fokus stand also eine einheitliche Gestaltung der Aufzeichnungen zu schaffen sowie eine lückenlose Bereitstellung neuester Versionen von Dokumenten.
Aufgrund dessen entschied man sich bei Weinbergmaier eine neue, effizientere Lösung zu finden.
„Vorher mit den vielen, vielen, vielen Papieren war es nicht übersichtlich. Seit wir Testify haben, hören wir von den Mitarbeitern auch immer, dass es jetzt viel übersichtlicher ist.”
– Serkan Tuna, Weinbergmaier
Warum Weinbergmaier sich für Testify entschieden hat:
Die Lösung für die genannten Herausforderungen fand Weinbergmaier in Testify:
Autonome, Intuitive Prozessgestaltung
Ausschlaggebend für die Entscheidung war die Möglichkeit, digitale Prozesse eigenständig gestalten zu können. Das ermöglicht ein hohes Maß an Flexibilität und Unabhängigkeit. Hinzu kommt die einfache Bedienbarkeit des Systems. Es waren keine großen Einschulungen notwendig und nicht erforderlich, zusätzliches IT-Personal einzustellen.
Partnerschaft und Support
Ein weiterer entscheidender Faktor war der persönliche Kontakt.
Testify ist für Weinbergmaier nicht nur eine Software, sondern ein unterstützender Partner, der während der gesamten Digitalisierungsreise zur Seite steht.
Umfangreiche Produktfunktionen
Und natürlich das Produkt selbst überzeugte: Testify kann mit einem breiten Spektrum an Funktionen aufwarten, die nicht nur alle Bedürfnisse von Weinbergmaier erfüllten, sondern sogar noch darüber hinausgingen.
Von der medienbruchfreien Dokumentation, über die Option, Warngrenzen zu definieren, bis hin zu automatisierten Workflows und Benachrichtigungen.
Darüber hinaus konnte Testify im Rahmen eines Proof of Concept getestet werden, wodurch Weinbergmaier die Eignung von Testify in einem realen Kontext prüfen konnte, bevor eine endgültige Entscheidung getroffen wurde.
„Für mich ist ein großer Faktor, warum wir auf Testify setzen, dass ich ein System brauche, das ich vor Ort implementieren kann. Ohne neue Leute einzustellen, ohne zusätzliches IT-Personal.“
– Serkan Tuna, Weinbergmaier
Implementierung von Testify
Seit Anfang April 2023 werden nun alle manuellen Checklisten in der Produktion, im Wareneingang und in der Verpackung am Standort Wolfern komplett durch digitale Checklisten in Testify ersetzt. Seitdem ist die Produktionsdokumentation ausschließlich digital.
Proof of Concept: Weinbergmaier startete mit einem Proof of Concept, um sich ein Bild machen zu können, wie Testify funktioniert. Das Pilotprojekt dauerte etwa 1-2 Monate.
Der Proof of Concept wurde an einer Pilotlinie, genauer gesagt an der „Germknödellinie“, durchgeführt. Hierzu wurden von Weinbergmaier einige Checklisten erstellt und Mitarbeiter:innen gebeten, diese zu testen. Nach einem positiven Fazit entschied man sich für den Einsatz von Testify.
Vorgehensweise und Roll-out: Die Implementierung von Testify erfolgte bei Weinbergmaier schrittweise über mehrere Monate. Alle zwei Wochen wurde der kommende Produktionsplan betrachtet und überprüft, ob die Checklisten für die geplanten Artikel vorhanden waren. War dem nicht der Fall, wurden neue Checklisten erstellt.
Schnittstellenprojekt: Weinbergmaier verband Testify mit dem ERP-System des Unternehmens, um die automatische Dokumentation der Produktion zu ermöglichen. Durch diese Schnittstelle wurden neue Artikel im ERP-System automatisch auch in Testify angelegt.
Das Ziel dabei war, dass Mitarbeiter:innen Checklisten nicht mehr manuell ausführen müssen, sondern diese automatisch über die Schnittstelle mit dem ERP-System erstellt werden. So sind Checklisten künftig direkt mit den Produktionsaufträgen verbunden und für Mitarbeiter:innen einzusehen.
Weinbergmaier hat nun bereits über 120 digitale Checklisten im Einsatz und arbeitet laufend daran, die digitalen Prozesse zu erweitern und zu verbessern.
„Mit der Schnittstelle werden neue Artikel in unserem ERP-System, automatisch über Nacht auch in Testify angelegt. Ohne, dass wir irgendwas machen müssen.“
– Serkan Tuna, Weinbergmaier
Diese Prozesse sind bei Weinbergmaier nun digital.
Bei Weinbergmaier läuft die gesamte Dokumentation, vom Wareneingang über die Produktion bis hin zur Verkostung, digital mit Testify.
01
Effizienter Wareneingang bei Weinbergmaier.
Der erste Schritt im Prozess ist der Wareneingang. Direkt nach der Rohstoffanlieferung werden mit der Hilfe von digitalen Checklisten in Testify verschiedene Parameter geprüft: zB Sauberkeit und Zustand der gelieferten Paletten und des Lieferwagens, sowie die angelieferte Ware selbst auf Vollständigkeit und Qualität, um sicherzustellen, dass diese den hohen Standards von Weinbergmaier entsprechen.
02
Produktion: Alles digital anweisen und dokumentieren.
Innerhalb der Produktion spielen die digitalen Checklisten eine entscheidende Rolle. Sie umfassen verschiedene Arten von Qualitätskontrollen. Von numerischen Messungen, wie beispielsweise die Kerntemperatur und das Gewicht eines Produktes, bis hin zu visuellen Bewertungen. Damit wird sichergestellt, dass alle standardisierten Vorgaben eingehalten werden. Auch vordefinierte kritische Kontrollpunkte werden gemessen und dokumentiert.
03
Schichtübergabe und tägliche Begehungen digital unterstützt.
Die Schichtübergabe ist ein weiterer wichtiger Aspekt in der Produktion. Um sicherzustellen, dass keine Gegenstände fehlen oder verloren gegangen sind, machen die Mitarbeiter:innen am Ende ihrer Schicht ein Foto von der Schattenwand des Reinigungsequipments. Diese Bilder sind insbesondere für die Mitarbeiter:innen der nächsten Schicht wichtig. Außerdem werden beispielsweise die Schneidemesser am Schichtende fotografiert, um die Unversehrtheit sicherzustellen und Fremdkörper im Produkt zu vermeiden.
Auch bei den täglichen Begehungen spielt die digitale Dokumentation eine entscheidende Rolle. Vor Produktionsbeginn führt die Qualitätssicherung Kontrollen durch, einschließlich Hygiene-Checks, und gibt die Linie dann zur Produktion frei.
04
Verkostung in der Digitalära: Ergebnisse auf Knopfdruck.
Abschließend ist die Verkostung der am Vortag produzierten Produkte ein wichtiger Teil des Qualitätsprozesses. Eine Gruppe von Mitarbeiter:innen, darunter Qualitätssicherung, Schichtleiter, Produktionsplaner, Produktentwicklung und Geschäftsführung, führt diese Verkostungen durch und bewertet die Produkte über die Testify App. Damit wird sichergestellt, dass alle Produkte den hohen Anforderungen von Weinbergmaier entsprechen.
Vorteile der Digitalisierung
Bei Weinbergmaier sind die Vorteile durch das Digitalisierungsprojekt deutlich erkennbar. Alte Prozesse, die hauptsächlich auf Papier basierten, wurden durch digitale ersetzt und damit Arbeitsabläufe effizienter und übersichtlicher. Mittlerweile werden auch spezielle Checklisten in der Qualitätssicherung über Testify abgebildet, beispielsweise die täglichen Reinigungskontrollen inklusive Mängelerhebung oder die Ursachenanalyse bei Fremdkörperfunden.
Die Zeitersparnis ist erheblich: Das langwierige Suchen nach Dokumenten für Audits gehört der Vergangenheit an. Und nicht zuletzt spart sich das Unternehmen zudem Zeit in der Produktion, da das Verteilen und Sammeln von Listen entfällt.
Vorher (mit papierbasierten Prozessen)
- Unübersichtlichkeit durch viele Papierzettel.
- Manuelle, zeitaufwendige Überprüfung der Checklisten.
- Ausdrucken und Verteilen der Checklisten durch Schichtleiter.
- Aufbewahren und Suchen von Dokumenten in physischer Form war zeitaufwendig und platzintensiv.
- Fehleranfälligkeit bei der manuellen Überprüfung.
- Alle Dokumente in nur einer Sprache verfügbar.
- Keine Möglichkeit, Daten für eine umfassende Auswertung zu nutzen.
- Keine Sicherstellung, dass nur aktuelle Formulare im Umlauf sind.
Nachher (mit digitalen Prozessen)
- Informationen sind übersichtlich und schnell abrufbar.
- Zeitersparnis & Sicherheit, dass Checklisten vollständig und korrekt ausgefüllt sind.
- Kein Ausdrucken und Verteilen von Checklisten notwendig.
- Keine physische Lagerfläche für Dokumente notwendig.
- Reduzierte Fehleranfälligkeit durch digitale Überprüfung.
- Möglichkeit für Mitarbeitende in der Sprache ihrer Wahl zu arbeiten.
- Möglichkeit der detaillierten Auswertung von Messdaten. Filtern von Prüfergebnissen möglich.
- Nur aktuelle Versionen können verwendet werden.
- Sofortige Information bei Abweichungen an einem kritischen Kontrollpunkt.
Diese neue Arbeitsweise erleichtert die tägliche Arbeit immens und ermöglicht es den Mitarbeiter:innen sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren, anstatt Zeit für administrative Tätigkeiten aufwenden zu müssen.
Zusätzlich ist nun der gesamte Produktionsprozess transparenter, da das Management auf relevante Informationen zugreifen und diese in Echtzeit einsehen kann. Zudem erfolgen Fehlermeldungen bei Abweichungen an einem kritischen Kontrollpunkt, wodurch die Produktsicherheit durch Sofortmaßnahmen sichergestellt werden kann. Ein weiterer Vorteil ist die verbesserte Rückverfolgbarkeit der Produkte. Mit Testify hat Weinbergmaier alle relevanten Informationen zu jeder Produktionscharge jederzeit zur Hand.
Lieblingsfeatures?
Diese Funktionen schätzt Weinbergmaier am meisten.
Wir werfen einen Blick auf Testify-Funktionen, die für Weinbergmaier besonders wertvoll sind.
- Foto-Features: Ob Schichtwechsel oder tägliche Begehungen – dass sich die Fotodokumentation nahtlos in den Prozess einreiht, ist essenziell für Weinbergmaier. Aber auch im Rahmen der Arbeitsanweisungen werden Fotos geschätzt. So kann zum Beispiel gezeigt werden, wie der ideale Knödel auszusehen hat oder welche Farbe der Kaiserschmarrn nach dem Backen haben sollte.
- Checklisten-Vorlagen: Ein weiteres hilfreiches Feature sind die Checklisten-Vorlagen. Die Möglichkeit direkt in der Fachabteilung, eigenständig die Checklisten-Prozesse erstellen und anpassen zu können, macht sie besonders nützlich und effizient.
- Workflows: Die Workflow-Funktion wird ebenfalls sehr geschätzt. Damit können zusätzlich Prozesse erstellt werden, die beispielsweise Benachrichtigungen senden, wenn bestimmte Checks außerhalb der Norm liegen. Dieses Tool erleichtert die Überwachung von Arbeitsabläufen erheblich.
- Weiterleitung: Durch die neue Funktion ist es möglich, bei der zuvor festgelegten Beantwortung einer Fragestellung zu einem neuen Check, einer neuen Checkliste oder zu einer neuen Zuständigkeit direkt weitergeleitet zu werden.
Ausblick und Resümee
Bei Weinbergmaier erfolgt in der Produktion am Standort Wolfern die Dokumentation bereits zu 100% digital. Weitere Unternehmensbereiche werden im Laufe des Jahres folgen. Weinbergmaier plant die digitalen Prozesse weiter auszurollen – sowohl in der Produktion in Wien als auch in neuen Tätigkeitsbereichen wie zum Beispiel im Rahmen interner Audits.
Durch digitalisierte Prozesse hat Weinbergmaier den Vorteil, schnell und unkompliziert auf wichtige Daten und Informationen zugreifen zu können – ein Prozess, der früher manuell und aufwendig war.
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Weinbergmaier setzt bei digitaler Transformation auf Testify.
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