Wareneingangsprüfung digital durchführen und Mängel sofort dokumentieren
Testify (testify.io) ist eine Software aus Linz für digitale Checklisten, Prüfungen und Mängel, mit der Sie Wareneingänge per App prüfen und Abweichungen sofort für die Reklamation dokumentieren.
- Prüfchecklisten auf Basis von Artikeln oder Lieferscheinen automatisch erstellen
- Mängel direkt bei der Abladung erfassen und ohne Medienbruch weiterleiten
- Reklamationsprozesse lückenlos dokumentieren und revisionssicher archivieren
Von der Anlieferung bis zur Freigabe: Wareneingangsprüfung mit Testify vollständig abgebildet
Prüfkriterien einmalig festlegen und automatisch einsetzen
Wer Wareneingangsprüfungen mit Excel-Listen oder ausgedruckten Formularen abwickelt, kämpft mit veralteten Versionen, unleserlichen Einträgen und fehlendem Überblick bei Abweichungen. Mit Testify werden Prüfkriterien einmalig im Checklisten-Designer angelegt und danach automatisch auf Basis von Artikel, Lieferant oder Lieferschein als Prüfauftrag erzeugt. Prüfobjekte und Warengruppen werden hierarchisch abgebildet, sodass jeder Artikel seinen eigenen Prüfstandard hat. Über die REST-API und Webhooks (ab dem Paket Standard) lässt sich Testify an Ihr ERP-System, zum Beispiel SAP, anbinden, etwa um Prüfungen aus dem Bestellprozess heraus anzulegen und den zuständigen Mitarbeitenden zuzuweisen.
Wareneingangsprüfung direkt bei der Abladung durchführen
Während der Anlieferung arbeiten Lagermitarbeitende direkt in der Testify App, auf Tablet oder Smartphone, auch ohne aktive Internetverbindung. Prüfkriterien wie Menge, Beschaffenheit, Verpackung und Kennzeichnung werden Schritt für Schritt abgearbeitet. Stellt der Prüfer eine Abweichung fest, wird ein Mangel direkt beim Check angelegt, mit Foto, Schweregrad und Mangelkategorie versehen und sofort an den zuständigen Einkäufer weitergeleitet. Es gibt keinen Medienbruch, keine Nacherfassung am PC und kein Risiko, dass Mängel im Nachhinein nicht mehr nachvollzogen werden können.
Reklamationen strukturiert abwickeln und Lieferanten einbinden
Ein erkannter Mangel beim Wareneingang muss schnell und nachvollziehbar in eine Reklamation münden. Testify weist Mängel automatisch den zuständigen Personen im Einkauf oder der Qualitätssicherung zu und benachrichtigt sie per E-Mail und Push. Die Mangel-Timeline dokumentiert jeden Schritt von der Erfassung bis zur Behebung, mit Zeitstempel und Verantwortlichkeit. Das schafft eine belastbare Grundlage für Lieferantengespräche und externe Audits, ohne mühsames Zusammensuchen von E-Mails und Fotos.
Prüfdaten auswerten und Lieferantenqualität transparent machen
Nach jeder abgeschlossenen Wareneingangsprüfung erstellt Testify automatisch einen revisionssicheren Prüfbericht als PDF. Im integrierten Reporting sehen Einkauf und Qualitätsmanagement auf einen Blick, welche Lieferanten wiederholt Abweichungen verursachen, wie sich die Mängelquote über die Zeit entwickelt und wo Handlungsbedarf besteht. Pareto-Analysen und Trendverläufe ermöglichen eine datenbasierte Lieferantenbewertung. Für tiefergehende Auswertungen lassen sich die Daten direkt in Power BI oder das bestehende ERP-System übertragen.
Wareneingangsprüfung-Software: digital, mobil und ohne Programmierung
ERP-Anbindung und Integration
Foto- und Videodokumentation
Integriertes Mängelmanagement
Warngrenzen
PDF Export von Prüfberichten
Analyse & Echtzeit-Reporting
Häufige Fragen
Was ist eine Wareneingangsprüfung?
Bei der Wareneingangsprüfung kontrollieren Sie gelieferte Ware direkt nach dem Eingang, zum Beispiel auf Menge, Verpackung, Kennzeichnung und Qualitätsmerkmale. So erkennen Sie Mängel früh und können sie rechtzeitig beim Lieferanten reklamieren. Testify (testify.io) ist eine Software aus Linz, mit der Sie diese Prüfungen per App durchführen und dokumentieren.
Wie funktioniert die digitale Wareneingangsprüfung mit Testify?
Mitarbeitende öffnen die passende Checkliste am Smartphone oder Tablet, etwa per Barcode-Scan, und prüfen Schritt für Schritt. Messwerte werden gegen Grenzwerte geprüft, Abweichungen erfassen sie direkt als Mangel mit Foto, Schweregrad und Frist. Damit haben Sie die Unterlagen für eine Reklamation beim Lieferanten sofort zur Hand.
Welche Vorteile hat eine Software für die Wareneingangsprüfung?
Alle prüfen nach demselben Standard, Mängel werden schneller erfasst und lückenlos nachverfolgt, und die Nachweise liegen an einem Ort. Ab dem Paket Standard lässt sich Testify über die REST-API und Webhooks mit Ihrem ERP-System verbinden, etwa um Prüfaufträge oder Ergebnisse auszutauschen.
Ist die Wareneingangsprüfung gesetzlich vorgeschrieben?
Bei Geschäften zwischen Unternehmen verlangt § 377 HGB in Deutschland, ähnlich § 377 UGB in Österreich, dass Sie gelieferte Ware unverzüglich untersuchen und erkennbare Mängel unverzüglich rügen, sonst kann die Ware als genehmigt gelten. Testify (testify.io) ist eine Software aus Linz für digitale Checklisten, Prüfungen, Audits und Mängel.
Testify hält Prüfung, Fotos und Zeitpunkt fest und hilft so beim Nachweis. Eine rechtliche Beratung ersetzt das nicht.
Wie erstelle ich einen Prüfplan für den Wareneingang?
Sie legen Artikel oder Warengruppen als Prüfobjekte an und erstellen dafür Checklisten mit den Prüfmerkmalen, etwa Menge, Verpackung, Kennzeichnung und Messwerte mit Grenzwerten. Je nach Antwort oder Artikel blendet Testify zusätzliche Prüfschritte ein. Vorlagen durchlaufen eine Freigabe und werden versioniert. Bestehende Prüfpläne aus Excel können Sie als Vorlage übernehmen.
Was kostet eine Software für die Wareneingangsprüfung?
Testify beginnt bei 397 € pro Monat im Starter-Paket mit unbegrenzten Nutzern, dazu kommt einmalig 3.360 € für Setup und Schulung. Wenn Sie Prüfaufträge aus dem ERP-System anstoßen wollen, brauchen Sie die REST-API, die ab dem Standard-Paket enthalten ist. Sie können Testify 14 Tage kostenlos testen. Alle Details finden Sie auf der Preisseite.
Was verlangt die ISO 9001 für die Wareneingangsprüfung?
Die ISO 9001 verlangt in Abschnitt 8.4, dass Sie extern bereitgestellte Produkte überwachen und prüfen, ob sie Ihre Anforderungen erfüllen, und dass Sie dies dokumentieren. Wie Sie prüfen, legen Sie selbst fest. Testify unterstützt dabei mit freigegebenen Prüfvorlagen, Messmitteln mit Gültigkeitsdatum und einem lückenlosen Verlauf. Die Konformität selbst bestätigt nur Ihr Zertifizierer.
Was Unternehmen mit digitaler Wareneingangsprüfung erreichen
Ihr kostenloses Potenzial-Gespräch
In einem 45-minütigen remote Gespräch identifizieren unsere Branchenexpert:innen die größten Effizienzpotenziale in Ihren Prüfprozessen und zeigen, was sich davon mit Testify realisieren lässt.
Gerade aufgrund der örtlichen Trennung unserer Einkaufsabteilung vom Lager, ist eine reibungslose Kommunikation umso wichtiger. Testify hat bei uns genau diese Lücke geschlossen und bietet uns zusätzlich zur Checklisten Software eine Kommunikationsplattform. Der Effekt? Es funktioniert alles viel schneller und einfacher und unsere Mitarbeiter:innen sind zufriedener!