5S Audits strukturiert durchführen und lückenlos dokumentieren

Wer 5S Audits mit Papier oder Excel plant, verliert schnell den Überblick über Termine, Zuständigkeiten und Versionsstände. Mit Testify erstellen Prozessverantwortliche die 5S Checkliste einmalig im Checklisten-Designer und setzen sie danach beliebig oft ein. Prüfbereiche und Prüfobjekte werden hierarchisch abgebildet, sodass jede Abteilung, jede Zone und jede Maschine klar zugeordnet ist. Wiederkehrende Audits lassen sich terminieren und automatisch den zuständigen Mitarbeitenden zuweisen. Vor dem ersten Audit ist die Struktur damit vollständig eingerichtet.

Während der 5S Begehung arbeiten Auditoren direkt in der Testify App, auf Tablet oder Smartphone, auch ohne aktive Internetverbindung. Jeder Check lässt sich mit Fotos, Kommentaren und einem Bewertungssystem versehen. Stellt der Auditor eine Abweichung fest, wird ein Mangel direkt beim Check angelegt, mit Schweregrad und Fälligkeitsdatum versehen und sofort an die zuständige Person weitergeleitet. Es gibt keinen Medienbruch, keine Nacherfassung und kein Risiko, dass etwas verloren geht.

Ein 5S Audit bringt nur dann Wirkung, wenn festgestellte Mängel auch tatsächlich behoben werden. Testify weist offene Maßnahmen automatisch den zuständigen Mitarbeitenden oder Gruppen zu und sendet Benachrichtigungen per E-Mail und Push. Verantwortliche sehen ihre Aufgaben in der integrierten Aufgabenübersicht und können den Status direkt rückmelden. Vorgesetzte behalten jederzeit den Überblick über offene, in Bearbeitung befindliche und abgeschlossene Punkte, ohne manuell nachfragen zu müssen.

Nach jedem abgeschlossenen Audit erstellt Testify automatisch einen revisionssicheren Prüfbericht als PDF. Im integrierten 5S Dashboard sehen Verantwortliche auf einen Blick, wie einzelne Bereiche im Vergleich abschneiden, wie sich die Ergebnisse über die Zeit entwickeln und wo wiederholt Abweichungen auftreten. Soll-Ist-Vergleiche, Scoring-Analysen und standortübergreifende Auswertungen ermöglichen eine datenbasierte Steuerung des 5S Programms. Das ist die Grundlage für kontinuierliche Verbesserung, die sich auch in einem internen oder externen Audit belegen lässt.