Balluff GmbH
CASE STUDY · INDUSTRIELLE AUTOMATION
Wie Balluff interne Audits digital, sicher und auditfähig aufstellt
Von medienbruchbehafteten Einzellösungen mit Sicherheitsrisiken zu einer modernen, cloudbasierten Auditplattform: Balluff plant, dokumentiert und verfolgt seine internen Systemaudits seit Ende 2024 mit Testify — mobil, standardisiert und jederzeit auditfähig nach ISO 19011.
01 · AUSGANGSSITUATION
Als Audit-Dokumentation zur Bremse wurde
Vor Testify stützte sich Balluff auf verschiedene Einzellösungen für Planung, Durchführung und Dokumentation interner Audits. Mit der Zeit wurden diese den Anforderungen nicht mehr gerecht: begrenzte Anpassbarkeit, nachlassende Benutzerfreundlichkeit — und wachsende Cyber-Security-Risiken.
Vorher · Pain Point
Medienbrüche, manuell, unsicher
Auditdokumentation lief über verschiedene Systeme mit begrenzter Anpassbarkeit
Medienbrüche und unterschiedliche Ablageorte kosteten Zeit und Nerven
Cyber-Security-Risiken durch nicht mehr zeitgemäße Lösungen
Manuelle Nachbereitung von Feststellungen und Maßnahmen
Audits stark administrativ geprägt, wenig Fokus auf Prozesswirksamkeit
Nachher · Mit Testify
Zentral, mobil, auditfähig
Zentrale, moderne Plattform, die auf Balluffs Auditprozesse zugeschnitten ist
Alle Auditnachweise zentral, strukturiert und sofort auffindbar
Cloud-Anbindung, die Balluffs interne Cyber-Security-Checks bestanden hat
Feststellungen direkt im Auditkontext erfasst, Nachverfolgung automatisch
Auditor:innen konzentrieren sich auf Analyse, Gespräche und Verbesserung
02 · PROJEKTZIELE
Drei Ziele, ein klarer Auftrag
Diese drei Ziele fasst Balluff selbst als die wichtigsten zusammen — sie bilden das Fundament der Story.
01
Digitale Auditdokumentation
Einheitliche, auditfähige und digitale Dokumentation interner Audits — zentral, nachvollziehbar und für alle Berechtigten sofort verfügbar.
02
Entlastung der Auditor:innen
Auditor:innen von administrativer Nachbereitung befreien — durch einfachere Planung, mobile Durchführung und automatische Nachverfolgung.
03
Zukunftsfähige Tool-Basis
Sichere, skalierbare Plattform für weitere Qualitäts- und Prüfprozesse — vom Systemaudit bis zu 5S-Checks und Prozessaudits.
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03 · ERGEBNISSE
Messbarer Mehrwert, belastbare Kennwerte
Belastbare Kennwerte, die den Nutzen von Testify im Auditalltag bei Balluff greifbar machen.
ISO 19011
konforme Nachweisführung
Auditor:innen erfüllen Nachweispflichten mühelos
On-the-fly
Dokumentation
Audits werden direkt im Prozess erfasst — sogar während eines Fluges
36
Standorte weltweit
Skalierbare Basis für die globale Balluff-Organisation
50+
aktive Auditor-Accounts
Testify ist in Balluffs täglichem Auditbetrieb angekommen
Operative Effekte
On the fly dokumentiert
Audits lassen sich heute deutlich stärker „on the fly“ dokumentieren und Nachweise unmittelbar im Prozess erfassen. Auditor:innen können den Fokus stärker auf die Bewertung der Prozesswirksamkeit, Gespräche mit den Fachbereichen und konkrete Verbesserungspotenziale legen.
Qualität & Sicherheit
Weniger Fehler, mehr Verlässlichkeit
Testify reduziert das Risiko unvollständiger Dokumentation, uneinheitlicher Nachweise und manueller Übertragungsfehler. Die Nachbearbeitung wird zielgerichteter, weil Feststellungen und Maßnahmen im Kontext des jeweiligen Audits nachvollziehbar bleiben.
04 · DER WEG ZUR LÖSUNG
Von der Auswahl zum produktiven Einsatz
Strukturiert, praxisorientiert und mit überschaubarem Aufwand — so verlief die Einführung von Testify bei Balluff.
PHASE 01 · EVALUIERUNG
Klare Kriterien, klare Wahl
Ausschlaggebend waren plattformübergreifende Nutzung (Windows, iOS), Mehrsprachigkeit, Bild- und Dokumentanhänge, umfassendes Reporting, eine sichere Cloud-Anbindung und KI-Fähigkeit. Testify verband die fachlichen Anforderungen des Auditmanagements mit moderner, intuitiver Bedienung.
PHASE 02 · IMPLEMENTIERUNG
Überschaubar eingeführt
Die Einführung erfolgte schrittweise ab 2024. Der Aufwand blieb überschaubar, das kundenorientierte Betreuungskonzept in der Anfangsphase erleichterte den Prozess erheblich. Anwender:innen wurden früh über Schulungen und praxisnahe Szenarien eingebunden.
PHASE 03 · BETRIEB
Akzeptiert im Alltag
Seit Ende September 2024 produktiv: Auditmanagement und interne Auditor:innen nutzen Testify für die Durchführung von Systemaudits. Anfängliche Zurückhaltung wurde schnell abgebaut, weil der praktische Nutzen unmittelbar spürbar war.
05 · INTEGRIERTE FEATURES
Genutzte Testify-Funktionen
Diese Funktionen sind fester Bestandteil der Auditprozesse bei Balluff.
Scoring
Timeline
Templates
Signatur
Mobile App
Mehrsprachigkeit
Analyse & Echtzeit-Reporting
Medien-Upload
Verschlüsselte Kommunikation
Den größten Mehrwert bietet die Kombination aus mobilen Einsatzmöglichkeiten, strukturierten Templates, Nachweisanhängen und Reporting. Dadurch können Auditorinnen und Auditoren Informationen direkt während des Audits erfassen, dokumentieren und nachvollziehbar auswerten. Das stärkt sowohl Effizienz als auch Auditqualität.
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