Neue Testify Funktionen für noch effizientere Checklisten-Prozesse.

geschrieben am 19.04.2022

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Im vergangenen Jahr ist bei Testify unglaublich viel passiert. Wir haben unsere Mitarbeiter:innen-Anzahl mehr als verdoppelt, wir konnten viele tolle Digitalisierungsprojekte umsetzen und haben unsere Software um großartige Funktionen erweitert. Eines ist aber gleich geblieben: Industrieunternehmen bei der Digitalisierung von Qualitätsprozessen zu unterstützen. 

Heute aber möchten wir auf die vielen neuen Erweiterungen der Software eingehen, dir wir nachfolgend übersichtlich für Sie zusammengefasst haben. 

Auf diese neuen Features können Sie sich freuen:

Automatisierte Workflows in Testify
Neue PDF-Prüfberichte im Custom CI
Import & Export mit Excel
Mandantenspezifische Übersetzungen
Embedded Power BI Analysen
Scoring in Checklisten
Flexible Checklistenabschlüsse
Tags für Checklistenvorlagen
Benutzerdefinierte Berechnungen bei Checks
Textsuche in Checklisten
Optionale Sektionen
Abonnieren von Prüfobjekttypen
Verbesserte Offline Funktionalität - PWA

Automatisierte Workflows in Testify

Workflows ermöglichen das Automatisieren von Arbeitsprozessen innerhalb von Testify, indem vordefinierte Aktionen bestimmte Events auslösen können. Durch den Einsatz von Webhooks können Informationen in externe Systeme übertragen werden, um dort Maßnahmen auszulösen. Ein weiterer Vorteil bei der Nutzung der Workflows ist die Historie zur besseren Nachvollziehbarkeit.

Anwendungsfall/Beispiel:
• Veröffentlichung einer Checkliste beim Hinzufügen eines Prüfobjekts oder beim Anlegen eines Mangels
• Einleitung einer Folge von zusammenhängenden Checklisten
• PDF-Generierung nach Checklistendurchführung oder nach Anlegen eines Mangels
• Webhook: PDF-Protokoll in externes System speichern
• Erleichtertes Anprogrammieren von Schnittstellen jeglicher Art
• Workflows können genutzt werden, um die sukzessive Prozessoptimierung zu fördern. Beispielsweise wäre es möglich, dass nach der Anlage kritischer Mängel eine Checkliste automatisch zugewiesen wird, um einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess anzustoßen.
• Im laufenden Prozess werden Checklisten oftmals im Status „in Bearbeitung“ zwischenzeitlich gelassen. Um unvollständige PDFs zu vermeiden, welche lediglich zu Mehraufwand führen, können auch Workflows eingesetzt werden. Zum Beispiel könnten Workflows dafür eingesetzt werden, dass wenn eine Checkliste den Status „abgeschlossen“ erhält, automatisiert ein PDF nach dem gewünschten Protokoll erstellt wird.

Neue PDF-Prüfberichte im Custom CI

Die neuen PDF-Protokolle bieten neben verbessertem Design viele variable Einstellmöglichkeiten, die in den PDF-Protokoll-Profilen nach Bedarf angepasst werden können. Bei Checklistenvorlagen kann genau spezifiziert werden, welche Vorlagen gewünscht sind. Es können so viele Profile wie nötig nach den eigenen unternehmensspezifischen Anforderungen konfiguriert werden. Hintergrundbilder sowie diverse Zusatzinformationen ermöglichen ein konformes Abbilden des Corporate Designs.

Häufig werden die neuen PDF-Protokolle so eingesetzt:

  • Beispielweise können Sie damit zwischen internen Checklisten Protokollen und externen Protokollen unterscheiden und den Inhalt und das Aussehen dementsprechend anpassen. Damit stellen Sie sicher, dass nur relevante Informationen nach außen getragen werden.
    • Interne Checklistenprotokolle können zum Beispiel detaillierte Informationen über aufgetretene Mängel beinhalten.
    • Externe Checklistenprotokolle können zum Beispiel die Prüfung an sich ohne der Angabe von Mängeln beinhalten.
  • Prüfberichte wie zum Beispiel Maschinentests oder Warenausgangskontrollen können im Corporate Designs des Unternehmens an Stakeholder gesendet werden.

Import & Export mit Excel

Um das Anlegen von Daten in Testify zu vereinfachen, gibt es die Möglichkeit diese via Excel zu importieren/exportieren. Dies ist besonders sinnvoll, wenn eine Vielzahl an Daten neu ist oder aktualisiert werden muss.

Häufig findet diese Funktion hier Anwendung:

  • Prüfobjekttypen und Prüfobjekte
  • Messmitteltypen und Messmittel
  • Benutzerdefinierte Felder
  • Mangelkategorien
  • Benutzer
  • Gruppen
  • Vor allem, wenn eine Testumgebung genutzt wird, bieten sich die Import- und Exportfunktion verschiedener Entitäten zur eigenständigen Datenspiegelung an.
  • Sofern mehrere Mandanten im Einsatz sind, welche eine gleiche Grunddaten-Basis benötigen, kann der/die Key-User:in selbstständig Daten übertragen.

Mandantenspezifische Übersetzungen

Durch das Übersetzen von diversen Begrifflichkeiten in Testify ist eine noch individualisierte Abbildung der Unternehmensstruktur möglich. Damit lässt sich Testify für jegliche Form von Überprüfungen einsetzen. Angefangen bei Führerscheinkontrollen, über den Gesundheitscheck bis hin zu produktionsbegleitende Qualitätskontrollen, können Sie die Begrifflichkeiten in Testify Ihrem Anwendungsfall anpassen.

Hier finden Sie einen Auszug an Beispielen:

  • Im Falle von Sicherheitsrundgängen kann der Begriff „Checkliste“ zu Rundgang abgeändert werden, oder „Mängel“ zu Meldungen
  • Prüfobjekt(typ)en können zu Maschinenkategorien & Maschinen oder Organisationseinheiten & Bereiche abgeändert werden

Embedded Power BI-Analysen

Testify verfügt nun über ein breiteres Spektrum an Analysen, die nun in Testify eingebettet sind und direkt über das App Menü aufgerufen werden können. Zusätzliche Lizenzen für Microsoft Power BI müssen nun nicht mehr extra erworben werden.

Die Auswertungen beinhalten Analysen auf Checklisten, Prüfergebnis und Mangel-Basis. Darüber hinaus verfügt Testify über weitere detaillierte Dashboards, die spezifische Anwendungsfälle bestens abdecken. Dazu gehören:

  • Qualitätsregelkarte
  • Scoring Analysen
  • Auswertungen der benutzerdefinierten Felder
  • Detaillierte Kennzahlen Auswertungen im Management Reporting für Checklisten, Mängel, Messergebisse & Mängel- sowie Checklistenprozesse

Scoring in Checklisten

Mit der neuen Bewertungsfunktion ist eine unterschiedliche Gewichtung von Antwortmöglichkeiten im Rahmen von Überprüfungen möglich. Bei jedem Check können nun Punkte bei der jeweiligen Antwortmöglichkeit hinterlegt werden. Je Prüfung ergibt sich dann eine Gesamtpunkteanzahl, die dann zu maximal zu erreichenden Punkteanzahl ins Verhältnis gestellt wird.

  • Besonders hilfreich ist das Scoring bei der Durchführung von Audits oder auch um Folgeprozesse bei negativen Prüfungen anzustoßen. Unteranderem ist das Scoring Feature bei der Durchführung von 5S Audits im Einsatz.

Flexible Checklistenabschlüsse

In den Vorlageneinstellungen gibt es nun flexiblere Einschränkungen zum Abschließen der Checkliste. So können diverse Prüfungs- und Mangelanforderungen definiert werden und zwischen einer Fehler- oder Warnungsmeldung gewählt werden. Ebenso kann die Signatur nun verpflichtend eingestellt werden.

Anwendungsfall/Beispiel:

  • Warnung beim Verlassen oder Schließen der Checkliste bei einem offenen Mangel
  • Warnung beim Verlassen anzeigen / Fehler beim Schließen, wenn Checkliste nicht vollständig ausgefüllt wurde. Das kann bei all jenen Prüfungen dienlich sein, die vollständig ausgeführt werden müssen.
  • Hinweis zur Unterzeichnung bei Abschluss der Checkliste durch die prüfende Person anzeigen, um die Durchführung zu bestätigen.

Tags für Checklistenvorlagen

Verwenden Sie Tags um gleiche Checklistenvorlagen noch besser zu gruppieren, zu filtern und wiederzufinden. Häufig im Einsatz ist diese Funktion, um Checklistenvorlagen nach Aufgabenbereichen oder Teilsparten zu gliedern.

Benutzerdefinierte Berechnungen bei Checks

Benutzerdefinierte Berechnungen bieten besonders viel Flexibilität und Freiraum beim Erstellen von Prüfungen. Neben mehreren Eingabewerten können benutzerdefinierte Formeln verwendet werden, die anhand der mathematischen Regeln beachtet werden.

Anwendungsfall/Beispiel:
• Dieser Check findet unter anderem seinen Einsatz in der regelmäßigen Qualitätskontrolle. Dabei kann die prozentuale Abweichung anhand des Durchschnitts der Stichproben gemessen werden. Je nach Ergebnis dieser Berechnung ist der Check positiv oder negativ und es können gegebenenfalls Maßnahmen eingeleitet werden.
• Beim Wareneingang ermöglicht diese benutzerdefinierte Prüfung das Gesamtgewicht von Chargen kalkulieren.

Textsuche in Checklisten

Die Textsuche in Checklisten ermöglicht die Eingabe von Suchbegriffen innerhalb einer Checkliste, um dadurch zu einer gewünschten Prüfung, Sektion oder Seite zu gelangen.

Dank Suchvorschlägen, die bei der Eingabe des Begriffs als Drop Down angezeigt wird, ist ein schnelles Finden des gewünschten Suchbegriffs möglich.

Besonders hilfreich ist diese Funktion:

  • Bei hierarchisch aufgebauten oder langen Checklisten, die einen gesamten Prozess abbilden. Damit können flexibel unterschiedliche Checks gesucht und ausgeführt werden.

Optionale Sektionen

Checklisten können zur besseren Struktur, neben Prüfungen, Seiten und Sektionen beinhalten. Bei Sektionen kann eingestellt werden, ob diese verpflichtend sind oder nicht. Bei optionalen Sektionen kann eingestellt werden, ob diese standardgemäß aktiviert oder deaktiviert sind.

Beispiel zur Anwendung:

  • Es kann bei einer Standardcheckliste, die für eine gesamte Maschinengruppe geeignet ist, die optionale Sektion ergänzt werden, um spezifische Fragen pro Maschine abzufragen. Damit kann die Anzahl an Checklisten auf ein übersichtliches Maß reduziert werden und es muss nicht für jeden Maschinentyp eine eigene Checklistenvorlage erstellt werden.

Abonnieren von Prüfobjekttypen

Durch das Abonnieren von Prüfobjekttypen erhält man in der Testify App Benachrichtigungen über erstellte Checklisten und Mängel, die auf einen abonnierten Prüfobjekttypen erstellt wurden. Damit sind die Personen immer über den aktuellen Stand informiert, was sich in diesem Bereich aktuell tut, ob Prüfungen ordnungsgerecht durchgeführt wurden und ob Probleme bei der Begehung aufgetreten sind.  

Anwendungsfall/Beispiel:

  • Die Person erhält eine Benachrichtigung, sollte zum Beispiel im Rahmen einer Sicherheitsbegehung im Standort Linz/ Halle E ein Mangel festgestellt werden.
  • Der/Die Prozessverantwortliche:r wird informiert, sobald die Checkliste der jährlichen Brandschutz Inspektion veröffentlicht wurde.

Verbesserte Offline-Funktionalität – PWA

Durch die verbesserte Offline-Funktionalität bleiben User nach dem Schließen der App eingeloggt. Dies ermöglicht ein erneutes Starten der App mit Wiederherstellung der vorherigen Sitzung, wenn das Gerät offline ist.

Anwendungsfall/Beispiel:

  • Erneutes Öffnen der App trotz fehlender Internetverbindung.
  • App schließen und wieder öffnen
  • Der Vorteil dieser Erweiterung liegt darin, dass während der Ausführung der Testify-App im Offline-Modus auch wenn die App zwischenzeitlich geschlossen wird, wieder öffnen lässt – ohne Login & ohne Internetverbindung. Dies gilt auch, wenn das Device neu gestartet wird.

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