Anleitung – So bauen Sie Workflows in Testify (inklusive Beispiele).

geschrieben am 18.05.2022

Wir haben bei Testify einen modularen Baukasten entwickelt, mit dem Sie in der Lage sind, alle Arten von mobilen Prüf- und Qualitätsprozesse digital zu steuern, zu dokumentieren und zu analysieren.

Heute möchten wir Beispiele für Workflows in Testify vorstellen und näher auf die Workflow-Funktionen der Software eingehen, dir wir nachfolgend übersichtlich für Sie aufbereitet haben. 

Diese Beispiele für vollständige Workflows stellen wir vor:
1) Initiierung einer Checkliste beim Hinzufügen eines Prüfobjekts
2) Initiierung einer Checkliste beim Anlegen eines Mangels
3) Einleitung einer Folge von zusammenhängenden Checklisten
4) PDF-Generierung nach Checklistendurchführung
5) Webhook: PDF-Protokoll in externes System speichern
6) Timer: Monatliche Zuweisung eines Mangels als Aufgabe
7) Timer & Benachrichtigung: Periodische Benachrichtigungen an Personen/Gruppen

Automatisieren von Arbeitsprozessen in Testify.

Automatisierte Workflows sorgen für effiziente Abläufe in Ihren Checklisten Prozessen. Mit der Nutzung des Workflowmanagement Features können Sie Zeit und Ressourcen sparen, indem Sie wiederkehrende Tätigkeiten automatisieren. So können Sie sich zukünftig voll und ganz auf Ihre Kernaufgaben fokussieren!

Passen Sie Ihre Checklisten-, Mängel- und Prüfobjekt-Workflows einfach und unkompliziert an Ihre Bedürfnisse individuell an. Das Besondere an Testify ist, dass Prozessabläufe konfiguriert werden können – also ganz nach dem Motto: No-Code Implementierung. Dies führt dazu, das Sie schnelle Anpassungen Ihrer Unternehmensworkflows vornehmen können. Ganz ohne Programmierkenntnisse!

Einführung in Events, Aktionen und Webhooks.

Zum vernetzen von Prozessfolgen, sodass Sie eine digitale Durchgängigkeit über mehrere Systeme schaffen braucht es Webhooks, Events und Aktionen. Doch was bedeutet das eigentlich?

Was ist der Zusammenhang zwischen Aktionen und Events?

Workflows ermöglichen das Automatisieren von Arbeitsprozessen innerhalb von Testify, indem vordefinierte Aktionen durch bestimmte Events auslöst werden. 

Was sind Webhooks?

Webhooks werden eingesetzt um Informationen in externe Systeme zu übertragen, um dort Maßnahmen auszulösen. 

Beispiele für Aktionen

Hier möchten wir gerne drei Beispiele für Aktionen vorstellen, die im Workflow-Management verwendet werden können: Webhook, PDF generieren und Benachrichtigung senden.

Beispiel: Aktion Webhook

Basierend auf Events innerhalb von Testify können auch selbstständig Webhooks als Aktionen im Workflow-Management hinzugefügt werden. Dies ist durch Auswahl des Bereichs “Webhook” mit dem Typ “auslösen” möglich. Als Parameter muss eine URL angegeben werden, optional können eine Kennung, ein HTTP-Anfrage-Timeout und HTTP-Statuscodes, die den Erfolg anzeigen, eingegeben werden.

Beispiel: Aktion PDF generieren

Die Erzeugung von PDF-Protokollen ist auch automatisiert als Aktion über einen Workflow möglich. Diese Prozessautomatisierung soll die Generierung von PDFs für die gefilterten Checklisten starten. Auf Basis der Events können Filter gesetzt werden, um genau zu definieren, für welche Prüfobjekte oder Checklisten die automatisierte PDF-Generierung stattfinden soll.

Als Voraussetzung für diesen Automatismus ist es vorab notwendig, ein entsprechendes Event zu definieren:

Bereich: Checkliste
Restliche Filter nach Belieben
Im Anschluss kann die Aktion definiert werden:

Bereich: PDF
Typ: generieren
Parameter: Auswahl des gewünschten PDF Protokoll-Profils sowie der Sprache

Beispiel: Aktion Benachrichtigung senden

Benachrichtigungen können durch Checklisten, Mängel, Prüfobjekte, Benutzer oder Timer ausgelöst werden. Dabei kann die Sprache, die Nachricht, der Empfänger (Benutzer oder Gruppe) sowie der Benachrichtigungstyp (Mail, In-App) definiert werden. Zusätzlich dazu können die benutzerdefinierten Nachrichten übersetzt werden.

Event “Prüfobjekt erstellt” löst die Aktion “Benachrichtigung” aus:

Beispiele für vollständige Workflows.

Nachfolgend stellen wir 7 Beispiele vor, die zeigen wie die Workflow-Funktionen konkret angewendet werden können.

1) Initiierung einer Checkliste beim Hinzufügen eines Prüfobjekts

In diesem Beispiel zeigen wie Ihnen wie Sie einen Workflow für die ‚Veröffentlichung einer Checkliste beim Hinzufügen eines Prüfobjekts‘ zusammenstellen.

Erstellen eines Workflows für „Initiierung einer Checkliste beim Hinzufügen eines Prüfobjekts“

Event:

Wenn ein neues Prüfobjekt von „Testify Admin“ zu „Flughafen Frankfurt“ hinzugefügt wird, wird die Aktion ausgeführt.

Aktion:

Für das hinzugefügte Prüfobjekt wird von „Testify Admin“ eine Checkliste erstellt, die dem User „Testify Admin“ zugeordnet und in 7 Tagen um 12:30 Uhr fällig ist.

2) Initiierung einer Checkliste beim Anlegen eines Mangels

In diesem Beispiel zeigen wie Ihnen wie Sie einen Workflow für die ‚Veröffentlichung einer Checkliste beim Anlegen eines Mangels‘ zusammenstellen.

Erstellen eines Workflows für „Initiierung einer Checkliste beim Anlegen eines Mangels“

Event:

Wenn ein neuer Mangel mit der Kategorie „Logistischer Fehler“ zum „Flughafen Frankfurt“ hinzugefügt wird, wird die Aktion ausgeführt.

Aktion:

Eine Checkliste „Logistischer Mangel – Checkliste“ wird für das Prüfobjekt, bei dem der Mangel aufgetreten ist, von „Testify Admin“ erstellt, dem Bereich „Engineering“ zugewiesen und in 3 Tagen um 12:01 fällig ist.

3) Einleitung einer Folge von zusammenhängenden Checklisten

In diesem Beispiel zeigen wie Ihnen wie Sie einen Workflow für die ‚Einleitung einer Folge von zusammenhängenden Checklisten‘ zusammenstellen.

Erstellen eines Workflows für „Einleitung einer Folge von zusammenhängenden Checklisten“

Event:

Wenn eine Checkliste für ein Prüfobjekt „Flughafen Frankfurt“ erstellt wird, wird die Aktion ausgeführt.

Aktion:

  1. Eine „Elektriker – Checkliste“ wird für das gleiche Prüfobjekt von „Testify Admin“ erstellt, „Testify Admin“ zugewiesen und 7 Tage im Voraus um 12:00 Uhr fällig.
  2. Eine „Mechaniker – Checkliste“ wird für dasselbe Prüfobjekt von „Testify Admin“ erstellt, „Testify Admin“ zugewiesen und 7 Tage im Voraus um 12:00 Uhr fällig.

4) PDF-Generierung nach Checklistendurchführung

In diesem Beispiel zeigen wie Ihnen wie Sie einen Workflow für die ‚PDF-Generierung nach Checklistendurchführung‘ zusammenstellen.

Erstellen eines Workflows für „PDF-Generierung nach Checklistendurchführung“

Event:

Wenn eine Checkliste für ein Prüfobjekt „Baustellen“ geändert wird, wird die Aktion ausgeführt.

Aktion:

Das Standard PDF-Protokoll wird nach der Änderung einer Checkliste mit dem Prüfobjekt “Baustellen” generiert.

5) Webhook: PDF-Protokoll in externes System speichern

PDF-Protokolle können auch automatisiert in externe Systeme gespeichert werden. Dafür kann kundenseitig, auf Basis unseres Webhooks, eine Schnittstelle gebaut werden, die die generierten Protokolle am gewünschten Zielort ablegt.

Erstellen eines Workflows für „PDF-Protokoll in externes System speichern“

Event:

Wenn ein Standard PDF Protokoll für eine Checkliste mit dem Prüfobjekt „Baustellen“ erstellt wird, wird die Aktion ausgeführt.

Aktion:

Das erstellte PDF-Protokoll wird durch die Schnittstelle mit der Aktion Webhook in einem externen System gespeichert.

6) Timer: Monatliche Zuweisung eines Mangels als Aufgabe

In diesem Beispiel zeigen wie Ihnen wie Sie einen Workflow für eine ‚Monatliche Zuweisung eines Mangels als Aufgabe‘ zusammenstellen.

(Bei diesem Beispiel werden Mängel zur Abbildung von Aufgaben verwendet.)

Erstellen eines Workflows für „Monatliche Zuweisung eines Mangels als Aufgabe“

Event:

  • Bereich: Timer
  • Typ: auslösen
  • Parameter: Letzter Wochentag eines jeden Monats

Aktion:

  • Bereich: Mangel
  • Typ: erstellen
  • Parameter: Zugewiesen an Backoffice, Erstellt von Testify Admin, Kategorie Projektleitung #13, Schweregrad A, Fälligkeitsdatum 2 Tage ab Event um 08:00 Uhr, Titel und Beschreibung

7) Timer & Benachrichtigung: Periodische Benachrichtigungen an Personen/Gruppen

In diesem Beispiel zeigen wie Ihnen wie Sie einen Workflow für ‚Periodische Benachrichtigungen an Personen/Gruppen‘ zusammenstellen.

Erstellen eines Workflows für „Periodische Benachrichtigungen an Personen/Gruppen“

Event:

  • Bereich: Timer
  • Typ: auslösen
  • Parameter: Wöchentlich, Freitag, 09:00 UTC

Aktion:

  • Bereich: Benachrichtigung
  • Typ: senden
  • Parameter: Benutzerdefinierte Nachricht in Deutsch & Englisch, Senden an Elektriker, Benachrichtigungstyp E-Mail und In-App

Bei weiteren Fragen zu Workflows oder um mehr über Testify zu erfahren, kontaktieren Sie uns gerne.

Produkttour durch Testify.

In diesem Produkt Video erhalten Sie einen detaillierten Überblick über die wichtigsten Funktionen, vom Checklisten-Designer bis zu den integrierten Reportings.

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