Wie Sie erfolgreich digitale Arbeitsanweisungen erstellen.

geschrieben am 28.09.2021

Mit der Globalisierung und damit einhergehend einer standortübergreifenden Zusammenarbeit, steigendem Fachkräftemangel und höchsten Qualitätsansprüchen bedarf es einheitlichen Vorgaben bei den Fertigungsprozessen von Produkten.

Über eine Vielzahl an Industrien und Anwendungsfällen hinweg stellen Arbeitsanweisungen eine effektive Methode zur Wissensvermittlung dar und sorgen für ein durchgängiges Qualitätsbewusstsein bei Mitarbeiter:innen.

Was sind Arbeitsanweisungen und warum sind diese wichtig?

Kurz gesagt, stellt eine Arbeitsanweisung eine Vorgabe für die ordnungsgemäße Ausführung von Arbeitsschritten dar und beschreibt dem/der Mitarbeiter:in verständlich, welche Schritte zur korrekten Ausführung einer Tätigkeit notwendig sind.

Bei der richtigen Gestaltung kann die Arbeitsanweisung als Unterweisung der Beschäftigten entsprechend dem gültigen Arbeitsschutzgesetz verwendet werden.

In den meisten Fällen wird dabei auf digitale Checklisten zurückgegriffen, die dank Medienunterstützung und intuitiver Bedienführung ein nicht wegzudenkendes Werkzeug am Shopfloor geworden ist.  

Gute digitale Arbeitsanweisungen sind von hoher Bedeutung in Industrieunternehmen, da sie am einfachsten Weg erklären, wie eine Tätigkeit auszuführen ist um zum gewünschten Ergebnis zu gelangen. Sie übersetzen Anweisungen aus prozessorientierter Sicht in ein einfach zu verwendendes Werkzeug für Beschäftigte. Dabei unterstützen Arbeitsanweisungen unteranderem bei folgenden Punkten:

  • Kontinuierlicher Verbesserungsprozess
  • Höhere operative Effizienz
  • Gesteigerte Arbeitssicherheit
  • Effektivere Onboarding Methoden
  • Wissen erfassen und sichtbar machen
  • Gesteigerte Motivation
Einordnung der Arbeitsanweisung im QM-System

Wie sollten gute Arbeitsanweisungen gestaltet sein?

Menschliche Fehler in Produktionsprozessen sind eine wesentliche Fehlerquelle. zB. können 70% aller Unfälle in technischen Systemen auf menschliches Versagen zurückgeführt werden. Um das zu vermeiden, können Arbeitsanweisungen einen wertvollen Beitrag dazu leisten.

Folgende Grundsätze sollten dabei immer beachtet werden:

  • Anwender-zentriert und benutzerfreundlich
  • Effektiv und einfach zu verstehen
  • Mühelos bedienbar für Ersteller und Auszuführende
  • Schnell verfügbar

Struktur ist wie in den meisten Fällen, gerade im Qualitätsmanagement das A und O für die Erstellung von Anweisungen. Für das erstellen und verstehen von Arbeitsanweisungen ist eine klare und logische Struktur unabdingbar.

So schreiben Sie eine Arbeitsanweisung.

Bei der Erstellung einer Arbeitsanweisung steht die Wissensvermittlung im Vordergrund. Dementsprechend selbsterklärend und übersichtlich sollte das Dokument gestaltet sein.

Folgende Leitfragen dienen als Orientierung bei der Erstellung einer Arbeitsanweisung:

  • Wer (Mitarbeiter:in)

Wer hat die Arbeiten zu erledigen?

  • Was (Inhalt Arbeitsschritt)

Darin muss die auszuführende Tätigkeit möglichst detailliert beschrieben werden.

  • Wozu (Zweck des Arbeitsschrittes)

Das Anführen des Zweckes hat die Absicht, den Beschäftigten ein klares Verständnis darüber zu geben, warum der Arbeitsschritt notwendig ist. Dadurch erhöht sich die Akzeptanz und das Bewusstsein für die Aufgabe.

  • Wie (Arbeitsablauf)

Der gesamte Arbeitsablauf muss aufgeschlüsselt werden.

  • Womit (Arbeitsmittel)

Hier wird definiert, mit welchen Prüfmitteln, Werkzeugen oder Vorrichtungen der Arbeitsschritt durchgeführt werden muss und wie diese zu verwenden sind. Beispielsweise kann hier festgehalten werden, welche Größen oder Varianten des Prüfmittels bei der Ausführung der Tätigkeit verwendet werden sollen.

  • Wo (Arbeitsplatz)

Hier gilt es genau zu definieren, für welchen Arbeitsplatz bzw. Bereich oder System die Arbeitsanweisung Gültigkeit hat.

  • Wie viel (Menge)

Es ist anzugeben, wie viel von etwas zB. Chargen, Stück usw. produziert werden soll.

  • Wie lange (Zeitbedarf)

Es ist in diesem Schritt festzuhalten, welche Zeitdauer die einzelnen Arbeitsschritte maximal haben dürfen. Hier kann es sich um einen Regelzeitaufwand handeln, welcher realistisch zu definieren ist.

  • In welcher Qualität?

Hier gilt es im Vorhinein Qualitätsstandards zu definieren und das Qualitätsniveau des herzustellenden Produktes auszuweisen. Gängige KPIs die Qualität in dem Arbeitsschritt messbar machen, sind Fehlerraten, Durchlaufzeiten, Mängelkategorien oder auch Scoring bei Audits.

  • Wie sicher?

Auch die Arbeitssicherheit spielt im Rahmen von Arbeitsanweisungen eine wesentliche Rolle. Darum sollten auch Arbeitssicherheitsstandards vorgegeben werden, die in den verschiedensten Bereichen im Unternehmen angewendet werden sollen.

Fragen und Inhalte beim Erstellen einer Arbeitsanweisung

Vorteile von digitalen Arbeitsanweisungen im Vergleich zu Papier-basierten Checklisten:

Der Grundgedanke von Arbeitsanweisungen ist es, die einzelnen Prozessschritte so zu dokumentieren, sodass eine Einheitlichkeit und ein hoher Standardisierungsgrad bei der Ausführung von Arbeitsschritten erreicht wird. Durch den Einsatz digitaler Checklisten zur Erstellung von Arbeitsanweisungen lassen sich vielfältige Vorteile generieren, von denen Management und Shopfloor gleichermaßen profitieren. Zu der breiten Palette zählen:

Aktualisierungen auf Knopfdruck:

Ein großer Vorteil digitaler Arbeitsanweisungen ist, dass diese bei Änderungen im Ablauf, eine Ergänzung des Zwischenschrittes oder bei einer Aktualisierung des verwendeten Prüfmittels schnell aktualisiert werden können. Dies erfolgt zentral durch die verantwortliche Position wie zum Beispiel durch den Produktionsleiter und ist automatisch an allen notwendigen Stellen in Echtzeit verfügbar.

Richtige Versionen auf einen Blick:

Mit einer automatischen Versionierung von Arbeitsanweisungen lässt sich sicherstellen, dass die korrekte Version der Arbeitsanweisung in Verwendung ist und jüngste Änderungen nachvollzogen werden können. Die Verwendung von veralteten Dokumenten könnte eine Reihe von Folge-Fehlern nach sich ziehen.

Ergänzung zusätzlicher Informationen wie Bilder / Videos:

Visuelle Elemente wie Fotos, Videos oder interaktive PDFs unterstützen die Verständlichkeit der vorliegenden Arbeitsanweisungen und sparen Zeit beim Erlernen. Gerade im Zeitalter von Social Media sind visuelle Darstellungen nicht mehr wegzudenken.

Mehrsprachigkeit bei einer gemeinsamen Datenbasis:

Im globalen Einsatz eignen sich digitale Arbeitsanweisungen hervorragend, da auf einer gemeinsamen Datenbasis verschiedenste Sprachversionen erstellt werden können. Damit wird ein Standard über die regionalen Unternehmensgrenzen hinweg sichergestellt, ohne dass Dokumente über mehrere Medienbrüche geteilt werden müssen.

Effizienteres Onboarding von neuen Mitarbeiter:innen:

Auch im Rahmen von Onboarding-Prozessen kann eine digitale Form der Arbeitsanweisungen die Prozesse erleichtern. Statt Papier-Checklisten und analogen Freigabeprozessen können Prozesse einfach digitalisiert werden und automatische Freigabeprozesse hinterlegt werden.

Mehr Bewusstsein für Aufgaben:

Durch die Digitalisierung von Arbeitsanweisungen kann die Effizienz gesteigert werden. Die Relevanz der einzelnen Arbeitsschritte wird hervorgehoben und die Nachvollziehbarkeit gefördert. Zusätzlich können Verbesserungen im Prozess eingereicht werden.  

Digitale Dokumentation:

Mit der digitalen Form von Arbeitsanweisungen werden Checks digital erfasst und in Dashboards ausgewertet. Für Beschäftigte erfolgt die Dokumentation dadurch nur mehr digital und es müssen keine Papier-Checklisten mehr von einer Station zur nächsten mitgenommen werden.

Dank umsetzbarer digitaler Arbeitsanweisungen erkennen die Mitarbeiter:innen, dass einfache Aufgaben wie die Wartung der Stufe 1 von der Wartungsabteilung erledigt werden können, was Zeit und Nachrüstungen spart.

In 3 Schritten zur erfolgreichen Nutzung von digitalen Arbeitsanweisungen

1. Dokumentieren Sie Schritt für Schritt den Prozess

Der einfachste Weg, ein Verfahren zu dokumentieren, besteht darin, zunächst die SOP-Schritte zu skizzieren. Eine SOP beschreibt die Schritte, die erforderlich sind, um eine Aufgabe von Anfang bis Ende zu erledigen. Wenn Sie ein 65-seitiges Handbuch haben, das 9 verschiedene Prozesse abdeckt, können Sie für jeden Prozess eine eigene Arbeitsanweisung erstellen.  

Wenn der Prozess finalisiert ist, kann die Digitalisierung der Arbeitsanweisung beginnen. Dazu eignet sich eine Checklisten-Software, mit der Sie Ihre zuvor festgelegten Arbeitsabläufe in der App als Checklisten erstellen, die jeweiligen Bereiche, für welche die Arbeitsanweisung Gültigkeit hat, definieren und die einzelnen Schritte in der Arbeitsanweisung als Checks definieren. Das ermöglicht Unternehmen die Standardisierung von Abläufen, um Geschäftsprozesse zu optimieren.

Legen Sie fest, wer für den Prozess verantwortlich ist, und geben Sie eine klare Vorstellung von dem angestrebten Ergebnis. Wenn Sie sich über Ihre Ziele im Klaren sind, wird es Ihnen leichter fallen, die erforderlichen Schritte zu formulieren. Wiederholen Sie diesen Vorgang Sektor für Sektor, bis sich einer der beiden Prozesse als Methodik etabliert hat.

2. Machen Sie Arbeitsanweisungen für Beschäftigte leicht zugänglich

Arbeitsanweisungen sollten für alle Mitarbeiter:innen ganz leicht zugänglich sein, sodass sie auch wirklich verwendet wird. Das Suchen und Verwenden von PDF-Checklisten oder Papier-Checklisten hat damit ein Ende.

Mitarbeiter:innen sollten via Desktop oder Tablet einfachen Zugriff auf die jeweilige Arbeitsanweisung haben. Die Daten, die sie während der Arbeit erfassen, können wiederum gemeinsam genutzt werden. Im besten Fall werden in der App alle Daten des Vorganges, wie Inspektions- und Prüfdaten sowie Ist- Sollwerte zur Verfügung gestellt damit alle relevanten Daten an einer Stelle gebündelt sind.

Zusätzlich können visuelle Formate wie Bilder oder Videos zu jedem Prozessschritt dabei helfen, dass Arbeitsanweisungen leichter zu verstehen sind. Ausschließlich textliche Anweisungen können falsch interpretiert werden, während bei Videos oder Bilder keine Missverständnisse bestehen.  

3. Lernen Sie von Ihren Mitarbeiter:innen und optimieren Sie Ihre Abläufe

Digitale Arbeitsanweisungen stellen eine wunderbare Möglichkeit dar, von Mitarbeiter:innen und deren Abläufe kennenzulernen. Lösungsvorschläge zu bekannten Mängeln oder Angaben zur Problembehandlung können durch die Beschäftigten erfasst werden und dienen wiederum als Grundlage für weitere Prozessoptimierungen.

Setzen Sie bei der Wahl einer digitalen Lösung auf ein Tool mit integrierten Reporting-Möglichkeiten, um damit das volle Potenzial der erfassten Daten während der Prozessabläufe auszuschöpfen.

Diese einfache Möglichkeit, Wissen festzuhalten und für jeden zugänglich zu machen hilft vor allem Shopfloor-Mitarbeiter:innen, die nur ein eingeschränktes Zeitfenster zur Dokumentation von Abläufen haben.

Fazit

Arbeitsanweisungen sind aus dem Alltag von vielen Firmen nicht mehr wegzudenken. Sie geben Struktur vor, dienen als Wissensvermittler und unterstützen durch Standardisierung bei der Optimierung von Geschäftsprozessen. Mit dem Umstieg auf digitale Arbeitsanweisungen haben Sie ein mächtiges Werkzeug, um Wissen Ihrer Mitarbeiter:innen sichtbar zu machen. Nutzen Sie das volle Potenzial Ihrer Arbeitsanweisungen.

Weiterführende Links:

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