Im Laufe unserer zahlreich umgesetzten Kundenprojekte konnten wir eines immer wieder feststellen. Veränderung braucht Zeit. Oftmals geben Digitalisierungsprojekte Anlass für Frustration, Resignation und es schwingt ein Gefühl von Unsicherheit in der Belegschaft mit. Dabei ist meist die Implementierung digitaler Checklisten nur die Spitze des Eisberges – was sich darunter verbirgt ist die Weiterentwicklung des Unternehmens zu einer Qualitätsorganisation durch eine gelebte Qualitätskultur.
Was einige Skeptiker von Digitalisierungsmaßnahmen nicht bedenken, digitale Checklisten ersetzen keinesfalls die Arbeit des Menschen – ganz im Gegenteil. Mit digitalen Checklisten wird versucht, die Arbeitsbelastung durch Dokumentation der Beschäftigten zu verringern. Aufwände, die sonst für das Ausdrucken, Einscannen, Wiederfinden, Abheften und Übertragen von Checklisten anfallen, können zur Problemlösung oder Weiterentwicklung von Prozessen herangezogen werden. Checklisten bringen nicht nur Standards in eine Organisation, sie sind Enabler für wachsendes Qualitätsbewusstsein und Zusammenarbeit im Team.
Wir haben in unserem früheren Blogartikel schon ausführlich über Qualitätskultur gesprochen. In diesem Beitrag wollen wir mehr darauf eingehen wie Checklisten dabei helfen, die Qualitätskultur zu fördern.
Wie tragen Checklisten zu Qualitätskultur bei?
Die moderne Welt von heute beschert uns ein unglaubliches Know-How, abrufbar unabhängig von Ort oder Zeit. Und dennoch: Es passieren hin und wieder Fehler in der Kommunikation, in Abläufen oder schlichtweg bei der Herstellung von Produkten, die vermieden werden können. Der Grund dafür ist einfach: Die Komplexität und der Umfang des heutigen Wissens übersteigt unsere Fähigkeit, Informationen vom Sender zum Empfänger korrekt und sicher zu übertragen. Wie es Atul Gawande in seinem Buch „The Checklist Manifesto“ bereits sehr eindrücklich geschildert hat, gibt es eine einfache Möglichkeit, wie wir die Dinge richtig machen können; mit Checklisten.
Formell gesehen dienen Checklisten dazu, einzelne Abläufe zu kontrollieren und diese zu beschreiben, Fehler zu vermeiden und die Sicherheit durch lückenlose Dokumentation erhöhen. Checklisten erfüllen aber auch einen gänzlich anderen Zweck. Sie fördern die Qualitätskultur in Unternehmen und stärken die Zusammenarbeit, das Bewusstsein und die Eigenverantwortung jedes Einzelnen in einer Organisation.
Bessere Zusammenarbeit.
Ob Kranfahrer:innen, Instandhalter:innen, Field-Service-Techniker:innen, Qualitätsmanager:innen oder Mitarbeiter:innen im Bestellwesen, jeder Job ist Teil des gesamten Produktentstehungsprozesses. Informationen von vorgelagerten Prozessschritten werden übernommen und weiterverarbeitet und an den nachgelagerten Prozessschritt weitergegeben. Dabei spielt die Dokumentation wohl die wichtigste Rolle. Und je mehr Tätigkeiten wir in den Produktentstehungsprozess packen, desto genauer sollte die Dokumentation werden.
Je mehr Zeit wir in unserem Beruf verbringen, desto sicherer und versierter fühlen wir uns. Abläufe beherrschen wir besonders gut und können Wissen sehr schnell abrufen. Das führt auch oftmals dazu, dass Abläufe individuell abgeändert und Prozessschritte übersprungen werden, um da und dort Zeit oder die Schlagzahl erhöhen. Kurz gesagt, wir werden etwas Ungenauer, was wiederum die Chance auf Fehler erhöht.
Checklisten sind viel mehr als bloß eine Aneinanderreihung von Abfragen und Standardisierung von Abläufen. Vielmehr sorgen sie für einen lückenlosen Informationsflow, indem jeder Schritt im Prozessablauf eingehalten und entsprechend dokumentiert wird, machen Feedback für alle Beteiligten zugänglich und fördern die Lösungskompetenz. Informationen stehen sofort abrufbereit zur Verfügung und fungieren als zentrale Drehscheibe für alle relevanten Bereiche im Unternehmen.
Mehr Bewusstsein für Qualität.
Qualitätsbewusstsein ist ein weiterer essenzieller Mehrwert, der mit der Verwendung von Checklisten einhergeht. Qualitätsbewusstsein kann nicht einfach vorgeschrieben oder von oben verordnet werden. Vielmehr ist es das Ergebnis eines funktionierenden und gelebten Qualitätsmanagements durch jeden:r einzelnen Mitartbeiter:in, mit dem gemeinsamen Ziel – Produkte und Services in höchster Qualität herzustellen.
Wie können nun genau Checklisten zu mehr Qualitätsbewusstsein verhelfen? Mit digitalen Checklisten verfügen Mitarbeiter:innen über ein Werkzeug um sicherzustellen, dass Produkte oder sonstige Leistungen mit den höchsten Qualitätsansprüchen vom Unternehmen aber auch vom Auftraggeber gefertigt werden und bekommen dadurch ein Gefühl für gute Qualität. Zudem helfen Checklisten dabei ein Verständnis für die Ausprägung von Mängeln und sonstigen Fehlleistungen zu entwickeln und die Tragweite dessen besser einzuschätzen.
Die direkt vor Ort mittels Checklisten gesammelten Daten stehen im nächsten Schritt auch für weitere Auswertungen und Analysen zur Verfügung. Informationen rund um die Arbeitsprozesse wie Durchlaufzeiten, Mängelkategorien, Prozesskonformität und vieles mehr werden in Echtzeit übertragen und dienen schnell als Entscheidungsbasis für weiteres Vorgehen.
Mehr Eigenverantwortung.
Jede:r Mitarbeiter:in hat eine bestimmte Rolle in der Wertschöpfungskette. Für die Entstehung eines Produktes ist es wichtig, Verantwortlichkeiten für unterschiedliche Abläufe zu definieren. Durch die Übertragung von mehr Eigenverantwortung im vorgesehenen Bereich können sich Mitarbeiter:innen mit den Aufgaben identifizieren, können neue Ideen beisteuern und tragen maßgeblich zu einer sich ständig weiterentwickelnden Organisation bei. Damit wird die Arbeit nicht mehr nur zur Pflicht sondern zur Motivation und zu einem höheren Sinn bei.
Um sich in die Verbesserung der Prozesse einbringen zu können, müssen Mitarbeiter:innen alle nötigen Informationen zu Ihren Arbeitsbereichen zugänglich gemacht werden. Nur so sind sie befähigt, die unterstützenden und wertschöpfenden Arbeitsabläufe zu verbessern.
Fazit.
Wenn wir Checklisten bloß als Sammlung etwaiger To-Dos sehen, verpassen wir viele Möglichkeiten zur Stärkung der Qualitätskultur im Unternehmen. Checklisten sind ein Gamer-Changer in Organisationen und verhelfen uns zu einer besseren Zusammenarbeit durch lückenlose Informationsflows, gesteigertes Qualitätsbewusstsein durch mehr Verständnis für gute Qualität aber auch Mängel und Fehler und mehr Eigenverantwortung durch die Identifikation mit der Arbeit selbst.
Weiterführende Links:
Willkommen in der Welt
der digitalen Checklisten.
Wie kann ich in meinem Betrieb Papier sparen?
Der Wert von digitalen Montageanweisungen.
Linzer Softwareunternehmen Testify startet Initiative zur Reduktion des Papierverbrauchs in Unternehmen.