Total Cost of Ownership – eine nicht zu unterschätzende Kennzahl bei der Softwareeinführung in Betrieben.

geschrieben am 16.11.2022

Total Cost of Ownership - eine nicht zu unterschätzende Kennzahl bei der Softwareeinführung in Betrieben.

Oft werden bei der Einführung einer neuen Software in ein Unternehmen nur die Implementierungs- und Lizenzkosten betrachtet. Dabei ist es aber wichtig, auch die indirekten Kosten mit einzubeziehen. Die so genannte „Total Cost of Ownership“ (TCO) Kennzahl gibt an, welche Kosten insgesamt für die Nutzung der Software anfallen und sollte daher bei jeder Entscheidung mitberücksichtigt werden.

Die Bedeutung des Total Cost of Ownership (TCO) ist in Zeiten knapper werdender Budgets und enger geschnürter IT-Abteilungen stärker denn je in den Fokus der Unternehmensentscheider gerückt. Die erfolgreiche Einführung einer neuen Softwarelösung setzt eine fundierte TCO-Analyse voraus, um die finanziellen Konsequenzen der Entscheidung transparent darzustellen und Risiken auszuschließen. Aber was genau versteht man unter TCO?

Inhalt

Total Cost of Ownership – was ist das?

Beim Total Cost of Ownership, kurz TCO, handelt es sich um eine Kennzahl, die angibt, wie hoch die Gesamtkosten für die Nutzung einer bestimmten Software über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg sind. Dabei werden sowohl die direkten Kosten für die Anschaffung und Implementierung der Software berücksichtigt als auch alle indirekten Kosten, die durch die Nutzung der Software entstehen.

TCO ist somit ein wichtiger Faktor bei der Entscheidung für oder gegen eine bestimmte Softwarelösung. Denn oft sind die anfänglichen Kosten für die Anschaffung und Implementierung einer neuen Softwarelösung nur ein Bruchteil der Gesamtkosten, die im Laufe der Zeit entstehen. Daher sollte bei der Bewertung von Softwarelösungen immer auch der TCO mitberücksichtigt werden.

Die Bedeutung der TCO bei der Einführung von Software in Industriebetrieben.

TCO gibt an, wie hoch die Gesamtkosten für die Nutzung einer Software über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg sind. Dies umfasst neben den Lizenz- und Wartungskosten auch indirekte Kosten wie Schulungs- und Implementierungskosten sowie Kosten für unproduktive Zeiten durch Systemausfälle oder -fehler, und Kosten durch ergänzende IT-Projekte oder Prozessanpassungen. 

Folgende Fragen können Sie sich stellen, um einen ersten Eindruck zu den indirekten Kosten zu bekommen:

  • Wie hoch ist der Trainings- und Schulungsaufwand je User, welche die Software nutzen werden?
  • Was kosten die Supportleistungen?
  • Stellen Sie sich vor die Prozesse im Unternehmen ändern sich:
    • Können Änderungen Inhouse durchgeführt werden? Oder werden externe Berater benötigt?
    • Kann die Software unkompliziert angepasst und konfiguriert werden? Wie sieht die Einstellungs-Maske aus?
    • Können die Fachabteilungen selbst agieren und ihre Software anpassen? Oder wird für jede Änderung die IT-Abteilung benötigt?
    • Gibt es bei Anpassungen einen hohen Programmieraufwand? Oder handelt es sich um eine No Code-Lösung?
  • Welche Kosten kommen nach dem Initialaufwand bzw. der Implementierung noch auf das Unternehmen zu?

Viele Unternehmen unterschätzen die Bedeutung des TCO bei der Entscheidung für eine bestimmte Softwarelösung. Dabei kann es sich um beträchtliche Summen handeln – der TCO bei einer durchschnittlichen Unternehmenssoftware ist um ein Vielfaches höher als die Lizenz. Es kann sich also durchaus lohnen „mehr“ zu investieren bei den Lizenzkosten – und so am Ende bei den indirekten Kosten zu sparen.

Woraus setzt sich der TCO zusammen?

Folgende Kosten können beispielsweise durch eine Software anfallen:

  • Lizenzgebühren
  • Implementierungskosten
  • Schulungskosten
  • Supportleistungen
  • Wartungskosten
  • Hardwarekosten, Infrastrukturkosten
  • Folgekosten durch Software-Anpassungen
  • Zusatzkosten durch Ergänzungen
  • Indirekte Kosten durch ergänzende IT-Projekte

Die TCO-Analyse ist ein wertvolles Instrument, um die wahren Kosten einer Softwarelösung zu ermitteln. Eine detaillierte TCO-Analyse kann Aufschluss darüber geben, welche Softwarelösung am besten geeignet ist und in welchem Umfang sie implementiert werden sollte. TCO ist somit eine wichtige Entscheidungsgrundlage bei der Einführung von Software in Unternehmen.

„Die Summe aller Kosten, die über die gesamte Nutzungsdauer einer Softwarelösung anfallen, bezeichnet man als Total Cost of Ownership (TCO).“

Faktoren, die den TCO beeinflussen:

Viele Faktoren wirken sich auf die Total Cost of Ownership aus. Auf der einen Seite die Eigenschaften des Unternehmens, wie beispielsweise die Größe, Mitarbeiteranzahl, bestehende Strukturen und vieles mehr.

Auf der anderen Seite die Eigenschaften und Flexibilität der Software – doch auf welche Eigenschaften ist hier zu achten? Wir gehen hier auf ein paar davon ein:

1. Roll-Out Fähigkeit: Kann die Software mit geringem Aufwand in andere Bereiche und Standorte ausgerollt werden?

Eine wichtige Eigenschaft ist die Roll-out Fähigkeit der Software. Hier zahlt es sich aus, einen Blick auf das große Ganze zu werfen und langfristig zu denken.

Möchte man die Softwarelösung zum Beispiel in weiteren Bereichen oder Niederlassungen einsetzen, kommen neue Fragen auf:

  • Können in der Software weitere Sprachen hinzufügt werden? Kann dafür eine Datenbasis herangezogen werden?
  • Kann die Software auch in anderen Bereichen und Abteilungen eingesetzt werden?
  • Wie aufwendig ist es neue User anzulegen?
  • Können Mandanten bei getrennter Datenhaltung in einem System verwaltet werden?
  • Gibt es die Möglichkeit zu einem späteren Zeitpunkt auch Partner und Zulieferer in die Software einzubinden?
  • Können Auswertungen über mehrere Standorte/ Bereiche gemacht werden?

2. Anpassungsfähigkeit der Software: Bietet die Software genug Flexibilität?

Auch die Flexibilität auf technischer Ebene muss berücksichtigt werden. Hier geht es oftmals darum zu evaluieren, wie aufwendig das Prozessmanagement und Anpassungen sind. Die Flexibilität lässt sich mit zwei einfachen Fragen klären:

  1. Erstens: Ist es überhaupt möglich (die Anpassungen selbstständig vorzunehmen)?
  2. Zweitens: wie aufwendig ist es (die Anpassungen selbstständig vorzunehmen)?  

Vor allem der zweite Punkt ist von hoher Relevanz. Denn in vielen Unternehmen werden Änderungen sonst nicht proaktiv vorgenommen, sondern nur wenn es unbedingt sein muss.

Anpassungen können schnell mal nötig sein. Ändert sich zum Beispiel die Bezeichnung eines der Produkte: Wie aufwendig ist es diese Änderung im System einzustellen? Oder gibt es beispielsweise eine neue gesetzliche Vorgabe: Wie schnell können die Berechtigungen für Zugriff, Informationseinsichten oder Freigabeprozesse geändert werden?

Flexibilität kurz zusammengefasst: „Passt sich die Software an die Prozesse an oder passen sich die Prozesse an die Software an?“

Hier kommt die No Code Technologie ins Spiel. No Code Lösungen können ohne Programmieraufwand und technisches Hintergrundwissen konfiguriert werden wodurch Änderungen an Stammdaten, Prozessen, Berechtigungen uvm. schnell und unkompliziert durchgeführt werden können.

In unserem Blogartikel „No-Code App als Erfolgsfaktor für agile Prozessoptimierung“ können Sie das Prinzip der No-Code Technologie noch näher nachlesen.

3. Kompatibilität mit bestehenden Systemen: Kann die Software in die bestehende Systemlandschaft integriert werden?

Eine weitere wichtige Eigenschaft der Software ist die Kompatibilität mit bestehenden Systemen. Hier wird gecheckt, ob Daten unkompliziert aus dem System importiert oder exportiert werden können. Und die Schnittstellenfähigkeit der Software zu bestehenden Systemen (z.B. dem ERP-System). 

Weil müssen Informationen manuell in andere Systeme übertragen werden, dann wird das sehr aufwendig und teuer.

High-TCO vs. Low-TCO. Beispiele für Softwareanwendungen im Vergleich: SAP und Testify.

Vergleicht man unterschiedliche Softwareanwendungen, sieht man, dass sich die TCO weitreichend unterscheiden können.

Der TCO-Unterschied wird deutlich, wenn man folgende zwei Software-Lösungen näher betrachtet:

SAP (High-TCO-Example) Testify (Low-TCO-Example)
Wie viele Ressourcen muss in Prozessanpassungen gesteckt werden? Viel Expertise zur Anpassung von Prozessen in der Lösung. Sehr kosten- und aufwandsintensiv, da externe Consulting Ressourcen und/oder interne Ressourcen gebunden werden   Inhouse Key User in Fachabteilungen können die Software konfigurieren. Keine Programmierkenntnisse notwendig.
Flexibilität: Wer passt sich an wen an? In Betrieben sind Software Prozesse stark verankert. Die Prozesse richten sich nach den starren, bestehenden Prozessen in der Software. Hohe Flexibilität. Das Tool kann ohne hohen Aufwand auf die eigenen Prozesse individuell zugeschnitten werden. Und zwar ohne, dass ein großes IT-Projekt nötig ist.

Das Beste aus beiden Welten.

Die meisten Unternehmen haben in den wertschöpfenden Unternehmensprozessen ERP-Software-Lösungen, wie beispielsweise SAP im Einsatz, welche in den Prozessen des Betriebs stark verankert ist. Gerade auf operativer Ebene müssen Mitarbeiter:innen ohne langwierige Einschulung intuitiv mit der Software arbeiten können. Häufig sind komplexe Software-Lösungen nicht dafür geeignet. Nichtsdestotrotz müssen sich Betriebe nicht mit unflexiblen Prozessen und hohen Anpassungskosten zufriedengeben.

Um hier die indirekten Kosten senken und Prozesse anpassungsfähiger und flexibler machen, können Betriebe ihre Systemlandschaft mit anpassungsfähiger Low-TCO-Software, wie Testify, ergänzen.

Dies sieht dann so aus: Anstatt viele Anpassungen im Primärsystem SAP vorzunehmen, werden die Daten mit Testify erfasst. Mit Schnittstellen können die erfassten Daten automatisch in das Primärsystem eingespeist werden.

Die Datenhoheit liegt bei SAP, die Datenerfassung erfolgt jedoch über Testify. Somit fügt sich Testify wie ein Puzzlestück ideal in die IT-Landschaft ein – und Sie können die Vorteile aus beidem für sich nutzen.

Fazit

Der Total Cost of Ownership ist eine wichtige Kennzahl bei der Bewertung von Softwarelösungen. Denn oft sind die anfänglichen Kosten für die Anschaffung und Implementierung einer neuen Softwarelösung nur ein Bruchteil der Gesamtkosten, die im Laufe der Zeit entstehen. Daher sollte bei der Auswahl einer neuen Softwarelösung immer auch der TCO mitberücksichtigt werden.

Alternative Text

Geschrieben von
Melanie Skola

Seit Februar 2021 ist Melanie als Content Creator bei uns tätig.

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