Papier sparen: 6 gute Gründe für weniger Papier im Betrieb.

Papier ist ein wichtiger Bestandteil unseres gegenwärtigen Arbeitslebens, aber es ist auch ein Ressourcenverbraucher. Immer mehr Unternehmen setzen deshalb auf digitale Alternativen und reduzieren ihren Papierverbrauch.

Es gibt viele gute Gründe dafür, Papier im Betrieb zu sparen.

Warum ist Papier sparen im Betrieb sinnvoll?

Wir stellen Ihnen 6 Gründe vor, die für den Einsatz von digitalen Alternativen sprechen:

• Nachhaltigkeit: Durch den Verzicht auf Papierdokumente werden Ressourcen geschont und der ökologische Fußabdruck verringert.
• Kosteneinsparung: Papier wird immer teurer und der Verbrauch von Papierdokumenten kann schnell zu hohen Kosten führen. Digitale Alternativen sind oft kostengünstiger.
• Schnellere Suche und bessere Übersicht: Digitalisierte Dokumente können einfach und schnell gesucht und gefunden werden. Die Ablage ist übersichtlicher und platzsparender.
• Haltbarkeit: Papierdokumente können ausbleichen oder beschädigt werden, digitale Dokumente hingegen sind langfristig haltbar und können jederzeit aufgerufen werden.
• Effizienz: Papierprozesse sind oft aufwändig und zeitintensiv. Digitale Alternativen ermöglichen schnellere und einfachere Arbeitsprozesse.
• Flexibilität: Papierdokumente sind ortsgebunden, digitale Dokumente hingegen können von überall aus aufgerufen werden. Dies ermöglicht neue Arbeitskonzepte wie Flex Desk oder Remote Work.

1. Nachhaltigkeit

Papier ist ein natürlicher Rohstoff, der in der Herstellung sehr viel Energie und Wasser verbraucht. Papier zu sparen bedeutet daher auch, Ressourcen zu schonen und den ökologischen Fußabdruck zu verringern. Immer mehr Unternehmen setzen deshalb entweder auf nachhaltige Papierprodukte, die aus recycelten Materialien hergestellt werden, oder stellen gänzlich auf digitale Alternativen um.

2. Kosten

Papier ist nicht nur ökologisch, sondern auch wirtschaftlich ein wichtiges Thema. Papier wird immer teurer und der Verbrauch von Papierdokumenten kann schnell zu hohen Kosten führen. Hinzu kommen Kosten für Drucker, Druckerpatronen und andere Zubehörteile. Durch den Einsatz von digitalen Alternativen können Unternehmen nicht nur Ressourcen schonen, sondern auch Geld sparen.

3. Ablage und Archivierung

Papierdokumente müssen sorgfältig abgelegt und archiviert werden, um später wieder gefunden zu werden. Dies kann jedoch sehr zeitaufwändig sein und die Suche nach bestimmten Dokumenten kann schwierig werden. Zudem muss viel Platz für Archive bereitgestellt werden, was wiederum die Ausgaben für Miete erhöht. Digitalisierung bietet hier viele Vorteile: Dokumente können schnell und einfach gesucht und gefunden werden und die Ablage ist deutlich übersichtlicher und platzsparender.

4. Haltbarkeit  

Papierdokumente können schnell ausbleichen oder beschädigt werden, zum Beispiel durch Feuchtigkeit oder Schimmel. Digitalisierte Dokumente hingegen sind langfristig haltbar und können jederzeit problemlos aufgerufen und gelesen werden.

5. Effizienz

Papierprozesse sind oft aufwändig und zeitintensiv. Beim Ausdrucken, Abheften, Suchen und Archivieren von Dokumenten kann viel Zeit und Arbeitskraft verloren gehen. Digitalisierte Dokumente hingegen können einfach und schnell aufgerufen, bearbeitet und weitergeleitet werden, was die Arbeitsprozesse erheblich vereinfacht und beschleunigt.

Digitale Prozesse bieten einen einfacheren und effizienteren Weg, um Arbeit zu erledigen. Unternehmen können Kosten und Zeit sparen, die sie ansonsten für manuelle Prozesse aufwenden. Zum Beispiel können viele kleinere Aufgaben digital erledigt werden, wie das Einholen von Unterschriften oder das Führen von Statistiken, was wiederum dazu beiträgt, dass Prozesse schneller abgeschlossen werden.

Beim Ablösen von Papier-Prozessen ergibt sich zudem die Möglichkeit Workflows und Prozesse zu automatisieren.

6. Flexibilität

Papierdokumente sind ortsgebunden und müssen an einem bestimmten Arbeitsplatz abgelegt und bearbeitet werden. Digitalisierung ermöglicht hingegen neue Arbeitskonzepte, wie zum Beispiel Flex Desk oder Remote Work. Durch den Einsatz von digitalen Dokumenten können Mitarbeiter:innen auf jedem Gerät, zu jeder Zeit und von jedem Ort aus auf ihre Arbeit zugreifen. Dadurch können sie flexibler und effizienter arbeiten.

Fazit

Wir sollten uns bewusst machen, wie wir Papier nutzen und reflektieren, wo die Verwendung von Papier in unseren Betrieben tatsächlich notwendig ist.

Papier sparen im Betrieb bietet viele Vorteile, von der Nachhaltigkeit über Kosteneinsparungen bis hin zu mehr Effizienz und Flexibilität. Immer mehr Unternehmen setzen deshalb auf digitale Alternativen zu Papierdokumenten und reduzieren so ihren Papierverbrauch. Wenn auch Sie im Betrieb Papier sparen möchten, gibt es viele Möglichkeiten und Lösungen, um dies umzusetzen.

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