Der Weg zur papierlosen Fertigung.

geschrieben am 04.05.2022

Arbeiter in der Fertigung mit Tablet.

In der klassischen Fertigung laufen viele Unterstützungsprozesse manuell ab. Von Arbeitsanweisungen bis hin zur Dokumentation von Qualitätskontrollen, der Mängelerfassung und Nachverfolgung von Bauteilen vielerorts wird dabei noch auf Papier und Stift zurückgegriffen.

Doch der Trend wandelt sich zunehmend hin zu mehr Transparenz, Rückverfolgbarkeit und einer vernetzten Arbeitsweise um schnellere Durchlaufzeiten bei höherer Qualität zu gewährleisten. Um das zu erreichen, spielt die Digitalisierung von manuellen Arbeitsprozessen eine ganz entscheidende Rolle.

In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen die beiden Szenarien im Vergleich: Wie sich die Arbeit in der Fertigung unterscheidet, wenn statt einer papierbasierten Arbeitsweise papierlos gearbeitet wird.

Inhalt

Kommt Ihnen das bekannt vor?

„Wo ist denn die Liste der Materialentnahme abgelegt? Ich finde die Tabelle nicht.“

„Müsste in Halle E im Lager sein…“

Wieso eine papierlose Fertigung anstreben? 

Wenn Informationen und Daten via manueller Arbeitsvorgänge, meist über E-Mails, Excel- oder Papierchecklisten erfasst und verarbeitet werden, führt dies zu hohem Administrations- & Koordinationsaufwand. Beispielsweise wird für jeden Arbeitsschritt ein Fertigungsschein benötigt, der im Nachgang wiederum ins System übertragen und abgelegt werden muss. Auswertungen sind darüber hinaus nur sehr schwer zu tätigen.  Weiters verursacht der Einsatz von Papier erhebliche Kosten, es muss Platz für die Ablage geschaffen werden und die Umwelt wird belastet.

Die Vorteile durch den Einsatz digitaler Tools und Prozesse lassen sich wie folgt zusammenfassen:

  • Geringere Umweltbelastung, wenn Arbeitsschritte papierlos werden
  • Kostenersparnis, da weniger Papier benötigt wird
  • Mehr Flexibilität in der Auftragsannahme
  • Schnellere Durchlaufzeiten
  • Nachvollziehbarkeit des Status des Produktes, in welchem Produktionsschritt es sich befindet oder wo es verbaut wurde
  • Echtzeit Dokumentation der einzelnen Arbeitsschritte
  • Mobile Datenerfassung via Tablet und Smartphone direkt am Ort des Geschehens
  • Medienbruchfreie Dokumentation bei Foto- und Videoaufnahmen
  • Schmutz und Staub haben keinen Einfluss auf die Lesbarkeit der Dokumente
  • Es ist nachvollziehbar, ob Prüfungen oder Aufgaben erledigt wurden

Szenario Zettelwirtschaft vs. Digital arbeiten:

Wenn zum Beispiel das Management eine Frage zu den häufigsten Mängeln des letzten Quartals hat oder ein Kunde einen vergangenen Prüfbericht anfordert, dann steht in vielen Produktionsbetrieben eine zeitintensive Suche bevor. Stapelweise Ordner müssen zuvor gesichtet werden, bis die richtigen Berichte zur Hand sind.

Bei einer papierbasierten Dokumentation geht viel Zeit für das Suchen, Abtippen und Auswerten von Informationen verloren.

Im Gegensatz dazu sieht es in einer digitalen Fertigung ganz anders aus. Checklisten, Berichte oder Reports müssen nicht per Mail o.ä. angefragt und geschickt werden, sondern jede:r kann selbst direkt auf die Datenbasis zugreifen. Und falls etwas an Externe geschickt werden muss, sind PDF-Berichte ebenfalls mit wenigen Klicks verfügbar. Optional auch direkt im Corporate Design für einen professionellen Auftritt.

Herausforderungen mit der papierbasierten Arbeitsweise:

  • Analoge Verarbeitung bringt hohen administrativen Aufwand
  • Fehleranfällig
  • Zeitaufwändiges Ablegen und Wiederfinden von Berichten
  • Inkonsistente Informationserfassung und Medienbrüche
  • Intransparente Arbeits- und Prüfabläufe

Vorteile der papierlosen Fertigung:

  • Enorme Zeitersparnis bei der Erfassung und Auswertung von Informationen 
  • Berichte sind auf Knopfdruck verfügbar
  • Mehr Komfort und Übersichtlichkeit für Mitarbeiter:innen
  • Sofort verfügbare Auswertung aller erfassten Daten
  • Durchgängige Dokumentation

Eine digitale papierlose Fertigung bedeutet hier also nicht, dass Papier durch Excel-Listen und E-Mails ersetzt wird. Viel eher geht es darum, eine Lösung zu implementieren, bei der manuelle Prozesse dieser Art ebenso abgelöst werden.

Anstatt langer Informationswege, E-Mail-Verkehr und Administrationsaufwand hat jede:r Informationen auf einen Klick verfügbar. Ohne lange zu warten.

Geschäftsführung: „Wo sind letzten Monat die häufigsten Probleme und Fehler aufgetaucht?“

Wo bei der herkömmlichen Arbeitsweise für die Geschäftsführung immer wieder aufwendig Informationen aufbereitet werden mussten, geht es in der papierlosen Fertigung einfacher: Bei Bedarf nimmt man einfach Einblick über aussagekräftige Dashboards.

Beispiele für papierlos durchführbare Aufgaben:

In der Fertigung reihen sich viele Aufgabengebiete aneinander. Die Mitarbeiter:innen führen die Montage gemäß der Arbeitsanweisung durch, sammeln Daten für andere Abteilungen wie zum Beispiel die Produktentwicklung und dokumentieren die regelmäßigen Qualitätskontrollen.

Beispiel: Papierlose Mangelerfassung  

Wenn in der Fertigung ein Mangel auftritt, muss dieser für die weitere Verarbeitung dokumentiert und an die zuständige Person geleitet werden. Für diese erste Erfassung des Mangels gibt es in der herkömmlichen Arbeitsweise zumeist ein Mangelformular, das ausgefüllt wird. Meist wird zusätzlich noch ein Foto vom Mangel gemacht. Und hier tritt schon das erste Problem auf: Medienbrüche. Denn oft werden die Fotos mit Digitalkameras o.ä. gemacht und sind daher digital und separat vom zugehörigen Papier-Formular.

Mit einem digitalen Mangelmanagement sieht das schon anders aus: Der Mangel wird direkt über das Smartphone oder Tablet über eine App erfasst. Direkt im selben Formular können Fotos ergänzt und der Mangelbericht mit wenigen Klicks an die Zuständigen weitergeleitet werden.

Beispiel: Papierlose Arbeitsanweisung  

Arbeitsanweisungen in der Montage und Fertigung leiten im Optimalfall die Mitarbeiter:innen Schritt-für-Schritt durch Ihre Arbeitsabläufe.

Bei digitalen Anweisungen ergeben sich neue Möglichkeiten: Visuelle Elemente wie Fotos und Videos helfen die Arbeitsanweisungen besser zu verstehen. Und Arbeiter:innen sehen im Vorhinein, wie das Produkt aussehen soll, wenn es fertig ist.

Dies spart Zeit beim Erlernen von neuen Aufgaben und sorgt so für effizienteres Onboarding neuer Mitarbeiter:innen. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist das ein nicht zu unterschätzendes Feature. Langfristig führt dies auch zu weniger Ausschuss bzw. Nacharbeitsaufwand, da seltener Teile falsch montiert werden. Hinzu kommt der Vorteil, dass bei digitalen Arbeits- und Prüfanweisungen ebenso besser nachvollziehbar ist, ob die Arbeiten und Prüfungen korrekt und vollständig durchgeführt wurden.

Die Dokumentation erfolgt per mobilem Endgerät und die Mitarbeiter:innen müssen keine Papier-Checklisten mehr von einer Station zur nächsten mittragen. Die richtige Anweisung liegt stets in der Hand.

Der Weg zur papierlosen Fertigung in 3 Schritten.  

Wir wissen nun also, was eine papierbasierte Arbeitsweise in der Fertigung von einer papierlosen unterscheidet. Doch wie erreichen Sie eine papierlose Fertigung? Auf diesen Punkt gehen wir nun noch genauer ein.

Eines vorweg: Die Einführung einer papierlosen Produktion hört sich nach einer großen, risikoreichen Umstellung an. Doch lassen Sie sich nicht abschrecken. Denn die gute Nachricht ist: Es lohnt sich schon mit kleinen Schritten zu beginnen. Sie müssen nicht alles auf einmal umkrempeln, sondern können mit einem kleinen Pilotprojekt starten.

Schritt 1: Vorbereitung.

Legen Sie fest, welche Prozesse und Tätigkeiten Sie zukünftig digitalisieren möchten. Um ein klareres Bild zu bekommen, können folgende Fragen helfen:

  • Welche Papier-Checklisten sind im Einsatz?
  • Wer arbeitet damit?
  • Welche Anwendungsfälle können Sie identifizieren?
  • Welcher Anwendungsfall eignet sich am besten für das Pilotprojekt?

Wichtig ist bereits vor der Einführung einer digitalen Lösung, den Mehrwert für alle Bediener und Beteiligten zu kommunizieren.

Schritt 2: Einführung der digitalen Lösung.

Beginnen Sie mit der Auswahl einer geeigneten digitalen Lösung.

Im Anschluss starten Sie ein Pilotprojekt. Dafür eignet sich am besten ein einzelner, klar definierter Anwendungsfall. Zum Beispiel produktionsbegleitende Qualitätskontrollen, Bandlaufprüfungen oder die Warenausgangskontrolle.

Durch einen Proof-of-Concept oder ein Pilotprojekt können Sie schon im kleinem Rahmen testen, wie gut sich die Lösung für die Anforderungen in Ihrem Betrieb eignet.

Als Resümee des Proof-of-Concept oder das Pilotprojekt sehen Sie, was für Ihren Betrieb am besten funktioniert. Basierend auf diesen Erkenntnissen können Sie die Digitalisierung von weiteren Prozessen in der Fertigung planen.

Schritt 3: Digitale Fertigung.  

Im nächsten Schritt können Sie die digitale Lösung auf weitere Anwendungsbereiche bis hin zur gesamten Fertigung ausrollen.

So stellen Sie Schritt-für-Schritt die gesamte Fertigung von Prüfprozessen und montagebegleitenden Kontrollen bis hin zu Arbeitsanweisungen auf eine papierlose digitale Arbeitsweise um.  

Alternative Text

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