Digitales Brandschutzbuch – So gelingt die lückenlose Dokumentation und schnellere Mängelbearbeitung.

Warum ein Brandschutzbuch im Tagesgeschäft nicht wegzudenken ist.

Die Wichtigkeit des Brandschutzes ist Unternehmen nur zu gut bekannt, vorallem auch aufgrund der gesetzlichen Rahmenbedingungen. Die tatsächliche Umsetzung im operativen Tagesgeschäft sieht jedoch ganz anders aus. Überprüfungen fallen gut und gerne unter den Tisch und die letzten Mitarbeiter:innen-Unterweisungen sind alles andere als aktuell.

Das Ziel des Brandschutzes ist es eine entsprechende Vorsorge zu treffen, die das Ausbreiten von Feuer und Rauch verhindert. Dabei gilt es Brandlasten gering zu halten, mögliche Zündquelle zu identifizieren und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hinsichtlich richtigem Verhalten zu schulen. All das, kann in sogenannten Brandschutzbüchern festgehalten werden, um Prozesse zu dokumentieren und den Überblick über anstehende Überprüfungen zu behalten.

Welche Bereiche müssen im Brandschutz regelmäßig überprüft werden?

Nicht nur Feuerlöscher spielen im Rahmen von Brandschutz eine wichtige Rolle. Auch Brandfrüherkennung, Rauchableitungen und Fluchtwege sowie dazugehörige Sicherheitsbeleuchtungen müssen regelmäßig überprüft und gewartet werden, um den jederzeitigen Einsatz zu gewährleisten.

Um sicherzustellen, dass im Ernstfall die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter rasch und problemlos aus dem Gebäude evakuiert werden können und ein Brand so schnell wie möglich gelöscht werden kann, müssen folgende kritische Einrichtungen jederzeit in Ordnung sein:

• Feuerwehrzufahrt
• Abschottungen
• Feuer- & Rauchschutztüren
• Notausgänge & -ausstiege
• Fluchtwege, -beleuchtung & -kennzeichnung
• Feuerlöscher, Steigleitungen & Wandhydranten
• Löschwasseranlagen, Sprinkleranlagen, Funkenlöschanlagen und Gaslöschanlagen
• Brandschutz- & Alarmplan
• Lagerungen von Gefahrenstoffen + Kennzeichnung
• Brandmeldeanlage, Brandfallsteuerungen & Brandrauchlüftungsanlage
• Rauch- und Wärmeabzugsanlagen
• Elektroinstallationen

Es gibt noch eine Vielzahl weiterer Prüfungspunkte und Pflichten: Von der räumlichen Trennung der einzelnen Gebäude und Zimmer bis hin zu den Feuerabschlüssen wie Rauch-&Brandschutztüren, müssen alle im Brandfall kritischen Punkte überprüft werden. Der Aufwand für die Prüfung wächst dabei meist mit der Größe des Unternehmens.

Daher sollten Unternehmen ausreichend Brandschutzbeauftragte und Brandschutzhelfer haben. Als Faustregel gilt: Rund 5% der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten als Brandschutzhelfer ausgebildet sein.

Das digitale Brandschutzbuch als zentrales Dokumentationstool.

Ein Brandschutzbuch dient Brandschutzbeauftragten dazu, betriebliche Eigenkontrollen im Betrieb professionell zu verwalten und alle Ergebnisse der regelmäßigen Kontrollen lückenlos zu dokumentieren. Dieses ist durch den Brandschutzbeauftragten verpflichtend zu führen.

Inhalt des Brandschutzbuches:

• Eigenkontrollen (wann, wo, durch wen)
• Schulungen und Unterweisungen (Inhalt, wann)
• Behördliche Überprüfungen (wann, wurden Mängel festgestellt?)
• Brandschutz Begehungen
• Mängelprotokolle (welche Mängel, Mängelkategorien, Schweregrad)
• Maßnahmen (welche Maßnahmen wurden getroffen, wann und durch wen erfolgte die Lösung, Dauer)
• Beinahebrände (Ursachen und getroffene Maßnahmen zur Vermeidung)
• Revisionen (aufgetretene Mängel beheben, Berichte überprüfen)

Im Gegensatz zu oft üblichen Dokumentationen mit Zettel, Stift und Klemmbrett, bieten digitale Tools eine effiziente Möglichkeit, um den Prozess zu beschleunigen und allen voran rechtssicher abzubilden.

Via mobiler App, kann der Brandschutzbeauftragte für alle Prüfelemente einfach und schnell eine digitale Checkliste anlegen. Diese Checkliste ist jederzeit am Smartphone oder Tablet verfügbar und kann bei Kontrollgängen und Inspektionen eingesetzt werden. Der „Papierkram“ aus Checklisten und Prüfprotokollen entfällt. Anstehende Überprüfungen können im Voraus mit einem Erledigungsdatum versehen und einem Mitarbeiter zugewiesen werden. Somit werden sicherheitsrelevante Überprüfungen nie mehr vergessen.

Darüber hinaus ergeben sich weitere Vorteile:

• Änderungen müssen nur mehr an einer Stelle gemacht werden, mühsames ausdrucken und verteilen entfällt völlig
• Keine Medienbrüche – durch integrierte Kamera Modi können Fotos und Videos direkt in der App hochgeladen und bearbeitet werden
• Mängelerfassung direkt in der App – Zusatzinformationen wie Schweregrad und Mangelkategorien unterstützen bei einer effizienten Abwicklung und Lösung.
• Automatisierte Protokollgenerierung der Brandschutzbegehung
• Zentrale Übersicht über alle Checklisten und Eigenkontrollen
• Massive Zeitersparnis bei der Dokumentation und Auswertung der Ergebnisse, da alle Daten auf Knopfdruck ausgewertet werden

Im folgenden stellen wir drei verschiedene Einsatzszenarien vor, wo digitale Tools wie zB. eine mobile Checklisten-Software enorme Abhilfe schaffen kann.

1. Überprüfung von Feuerlöschern

Mobile Checklisten Apps vereinfachen auch bei Feuerlöschern die Überprüfung und Dokumentation: Damit können Checklisten für die Kontrolle der jeweiligen Feuerlöscher einfach und papierlos auf mobilen Geräten (Smartphone oder Tablet) durchgeführt werden.

Zur Planung können alle Feuerlöscher im Gebäude einzeln als Prüfobjekt erfasst und die dazugehörigen Checklisten hinzugefügt werden. Die Checkliste muss dafür nicht mehrmals erstellt, sondern lediglich zugewiesen werden. Unterschiedliche Typen von Feuerlöscher werden ganz einfach als Variante des Prüfobjektes erfasst und geprüft.

Durchgeführte Prüfungen werden automatisch im System revisionssicher gespeichert und können jederzeit abgerufen werden. Dadurch kann jederzeit im Rahmen von Audits oder Sicherheitsbegehungen nachvollzogen werden, ob die Feuerlöscher ordnungsgemäß gewartet wurden oder eine Prüfung noch ausstehend ist. Da alle Prüfungen einem bestimmten Feuerlöscher eindeutig zugewiesen werden, kann man immer sicher sein, dass auch alle Feuerlöscher geprüft wurden.

2. Überprüfung von Brandschutztüren

Brandschutztüren müssen ebenfalls regelmäßig und ordentlich geprüft werden. Dabei darf kein einziger Punkt vernachlässigt werden, denn im Ernstfall könnte genau dieser ausschlaggebend sein, ob die Tür ihre Aufgabe erfüllt oder nicht.

Brandschutztür ist aber nicht gleich Brandschutztür und darum bieten Checklisten Apps die Möglichkeit mehrere Varianten von Checklisten anzulegen und einfach zu verwalten. So wird sichergestellt, dass jede Türe genau die erforderliche Prüfung erhält.

Aber was tun, wenn eine Brandschutztüre tatsächlich beschädigt ist? Der Mangel wird in der Checkliste vermerkt und ganz bequem in der App noch schnell ein Foto hinzugefügt. Anschließend wird der zu behebende Mangel direkt in der App dem zuständigen Mitarbeiter zugewiesen – fertig! Die Überprüfung ist erledigt und die Reparatur bereits delegiert!

Im Idealfall setzt auch der Türenhersteller ebenfalls die Checklisten Software ein. Sie können damit sicherstellen, dass der Hersteller sofort und nachvollziehbar über den Mangel Bescheid weiß und ihn beheben kann. Durch die digitale Mängeldokumentation und die ergänzten Fotos kann der Serviceeinsatz genau geplant und das Ersatzteilsortiment mitgenommen werden.

Die digitale Erfassung der Daten hat noch einen weiteren Vorteil gegenüber Prüfprotokollen auf Papier: Die Prüfdaten werden auswertbar. So können Hersteller und Kunden gemeinsam Verbesserungen für die Türen erarbeiten – alles anhand der ausgefüllten Checklisten, die digital gesichert sind.

Egal wie Feuerschutztüren geprüft werden – entscheidend ist ihre Funktionalität. Im Ernstfall rettet diese Leben und schützt Ihr Eigentum. Mit digitalen Checklisten können die Sicherheitsüberprüfungen einfach und lückenlos digital dokumentiert werden.

3. Evakuierungsübungen

Auch bei der Durchführung von Evakuierungsübungen für den Brandfall können digitale Tools Abhilfe leisten. Die Evakuierung sollte einmal jährlich geübt werden. Dabei wird das Betriebsgebäude schnell geräumt und alle Beschäftigten finden sich am Sammelplatz ein.

Die Brandschutzhelfer:innen, welche vorab informiert werden, stoppen im Regelfall bei solchen Übungen die Zeit. Diese kann dann in Checklisten eingetragen werden. So sind die Ergebnisse des Evakuierungstrainings sofort digital abgebildet.

Auch „Mängel“ können zuvor erfasst werden. Beispielsweise wenn Kennzeichnungen fehlen oder eine Brandschutztür offenstehend bzw. verkeilt ist, kann dies erfasst werden. Oder wenn Material vor einem vor Fluchtweg abgestellt bzw. gelagert wird entspricht das nicht den Sicherheitsvorkehrungen und kann direkt als „Mangel“ erfasst werden. So wird auch sichergestellt, dass keine Information verloren geht und die Zuständigkeiten geklärt sind. 

Fazit

Mit digitalen Checklisten anstatt Papierchecklisten, wird nicht nur die durch Papierablagen entstehende Brandlast vermieden, sondern auch die regelmäßige Überprüfung einfacher gemacht. Digitale Tools helfen Ihnen dabei, die Checklisten immer aktuell zu halten, zentral zu verwalten und die Zeit bei der Dokumentation erheblich zu verringern.  

Über Testify EHS

Testify EHS ist die Checklisten Software für digitalen Arbeits- und Gesundheitsschutz. Mithilfe vorgefertigter, normkonformer Checklisten aus der freiwilligen Selbstkontrolle im Rahmen des vorbeugenden Brandschutzes, haben Sie das perfekte Werkzeug für regelmäßige Überprüfungen. Mit den auf Ihre Anforderungen abgestimmten Funktionalitäten können Sie erhebliche Zeiteinsparungen bei Überprüfungen und bei der Bearbeitung von Mängeln verbuchen und haben zudem alle Daten sofort abrufbereit zur Verfügung. Mehr nachlesen unter Testify EHS.

Quellen: TÜV Austria / Brandschutz; Unternehmensservice Portal / Brandschutz; Safety Xperts / Evakuierungsübung