Perform incoming goods inspection digitally and document defects immediately
- Automatically create inspection checklists based on articles or delivery bills
- Record defects directly during unloading and forward them without media discontinuity
- Fully document complaint processes and archive them in an audit-proof manner
From delivery to release: incoming goods inspection fully mapped with Testify
Set test criteria once and use them automatically
Anyone who carries out incoming goods inspections using Excel lists or printed forms struggles with outdated versions, illegible entries and a lack of overview in the event of deviations. With Testify, test criteria are created once in the checklist designer and then automatically generated as a test order based on the article, supplier or delivery bill. Test objects and product groups are mapped hierarchically so that each article has its own test standard. Via the ERP connection, for example SAP, checklists can be created fully automatically from the ordering process and assigned to the responsible employees.
Carry out incoming goods inspection directly during unloading
During delivery, warehouse employees work directly in the Testify app on a tablet or smartphone, even without an active internet connection. Inspection criteria such as quantity, condition, packaging and labeling are processed step by step. If the inspector detects a deviation, a defect is created directly during the check, marked with a photo, severity and defect category and immediately forwarded to the responsible buyer. There is no media disruption, no subsequent recording on the PC and no risk that defects can no longer be traced afterwards.
Structured handling of complaints and integration of suppliers
A detected defect in incoming goods must result in a complaint quickly and traceably. Testify automatically assigns defects to the responsible persons in Purchasing or Quality Assurance and notifies them by email and push. The defect timeline documents every step from recording to rectification, with time stamps and responsibilities. This creates a reliable basis for supplier discussions and external audits, without the hassle of searching through emails and photos.
Evaluate test data and make supplier quality transparent
After each completed incoming goods inspection, Testify automatically creates an audit-proof inspection report as a PDF. In the integrated reporting, purchasing and quality management can see at a glance which suppliers repeatedly cause deviations, how the defect rate develops over time and where there is a need for action. Pareto analyses and trends enable a data-based supplier evaluation. For more in-depth evaluations, the data can be transferred directly to Power BI or the existing ERP system.
Incoming Goods Inspection Software: Digital, Mobile, and No Programming Required
ERP-Anbindung und Integration
Foto- und Videodokumentation
Integriertes Mängelmanagement
Warngrenzen
PDF Export von Prüfberichten
Analyse & Echtzeit-Reporting
Frequently asked questions
Was ist eine Wareneingangsprüfung?
Bei der Wareneingangsprüfung kontrollieren Sie gelieferte Ware direkt nach dem Eingang, zum Beispiel auf Menge, Verpackung, Kennzeichnung und Qualitätsmerkmale. So erkennen Sie Mängel früh und können sie rechtzeitig beim Lieferanten reklamieren. Testify (testify.io) ist eine Software aus Linz, mit der Sie diese Prüfungen per App durchführen und dokumentieren.
Wie funktioniert die digitale Wareneingangsprüfung mit Testify?
Mitarbeitende öffnen die passende Checkliste am Smartphone oder Tablet, etwa per Barcode-Scan, und prüfen Schritt für Schritt. Messwerte werden gegen Grenzwerte geprüft, Abweichungen erfassen sie direkt als Mangel mit Foto, Schweregrad und Frist. Damit haben Sie die Unterlagen für eine Reklamation beim Lieferanten sofort zur Hand.
Welche Vorteile hat eine Software für die Wareneingangsprüfung?
Alle prüfen nach demselben Standard, Mängel werden schneller erfasst und lückenlos nachverfolgt, und die Nachweise liegen an einem Ort. Ab dem Paket Standard lässt sich Testify über die REST-API und Webhooks mit Ihrem ERP-System verbinden, etwa um Prüfaufträge oder Ergebnisse auszutauschen.
Ist die Wareneingangsprüfung gesetzlich vorgeschrieben?
Bei Geschäften zwischen Unternehmen verlangt § 377 HGB in Deutschland, ähnlich § 377 UGB in Österreich, dass Sie gelieferte Ware unverzüglich untersuchen und erkennbare Mängel unverzüglich rügen, sonst kann die Ware als genehmigt gelten. Testify (testify.io) ist eine Software aus Linz für digitale Checklisten, Prüfungen, Audits und Mängel.
Testify hält Prüfung, Fotos und Zeitpunkt fest und hilft so beim Nachweis. Eine rechtliche Beratung ersetzt das nicht.
Wie erstelle ich einen Prüfplan für den Wareneingang?
Sie legen Artikel oder Warengruppen als Prüfobjekte an und erstellen dafür Checklisten mit den Prüfmerkmalen, etwa Menge, Verpackung, Kennzeichnung und Messwerte mit Grenzwerten. Je nach Antwort oder Artikel blendet Testify zusätzliche Prüfschritte ein. Vorlagen durchlaufen eine Freigabe und werden versioniert. Bestehende Prüfpläne aus Excel können Sie als Vorlage übernehmen.
Was kostet eine Software für die Wareneingangsprüfung?
Testify beginnt bei 397 € pro Monat im Starter-Paket mit unbegrenzten Nutzern, dazu kommt einmalig 3.360 € für Setup und Schulung. Wenn Sie Prüfaufträge aus dem ERP-System anstoßen wollen, brauchen Sie die REST-API, die ab dem Standard-Paket enthalten ist. Sie können Testify 14 Tage kostenlos testen. Alle Details finden Sie auf der Preisseite.
Was verlangt die ISO 9001 für die Wareneingangsprüfung?
Die ISO 9001 verlangt in Abschnitt 8.4, dass Sie extern bereitgestellte Produkte überwachen und prüfen, ob sie Ihre Anforderungen erfüllen, und dass Sie dies dokumentieren. Wie Sie prüfen, legen Sie selbst fest. Testify unterstützt dabei mit freigegebenen Prüfvorlagen, Messmitteln mit Gültigkeitsdatum und einem lückenlosen Verlauf. Die Konformität selbst bestätigt nur Ihr Zertifizierer.
What companies achieve with digital incoming goods inspection
Your free potential discussion
In a 45-minute remote conversation, our industry experts identify the greatest efficiency potential in your testing processes and show you what can be realized with Testify.
Gerade aufgrund der örtlichen Trennung unserer Einkaufsabteilung vom Lager, ist eine reibungslose Kommunikation umso wichtiger. Testify hat bei uns genau diese Lücke geschlossen und bietet uns zusätzlich zur Checklisten Software eine Kommunikationsplattform. Der Effekt? Es funktioniert alles viel schneller und einfacher und unsere Mitarbeiter:innen sind zufriedener!