Ein Tag im Leben eines Qualitätsmanagers bei ekey.

Einblicke in das Qualitätsmanagement aus einem Gespräch mit… Holger Methe.
DI Holger Methe ist seit 2008 Qualitätsmanager bei ekey biometric systems. In dieser Zeit hat er das Qualitätsmanagement im Unternehmen aufgebaut. 

Über ekey
ekey ist ein österreichisches Unternehmen mit Hauptsitz in Linz und Europas Nr. 1 bei Fingerprint-Zutrittslösungen. Es wurde 2002 gegründet und spezialisierte sich auf Produkte für biometrischen Gebäudezutritt.

ekey setzt, mit seinen rund 100 Mitarbeiter:innen, auf internes Know-how und zeichnet sich dadurch aus, dass von der Forschung bis hin zum fertigen Produkt alles aus einer Hand kommt. Dies zeigt sich auch in den Kernprozessen: Bei ekey gibt es zwei Schwerpunkte, einerseits die Entwicklung und andererseits die laufende Produktion.

Die Gestaltung und Verbesserung von Prozessen im Unternehmen zählt zu den Hauptaufgaben von Holger Methe. Wir haben nachgefragt, welche Projekte und Aufgaben den Qualitätsmanager in seinem Arbeitsalltag beschäftigen und geben hier einen Einblick!

Das Qualitätsmanagement bei ekey – ein vielseitiges Aufgabengebiet.

Die Qualitätsmanagement-Abteilung bei ekey besteht aus zwei Personen. Dabei liegt der Fokus von Holger Methe vorrangig auf den strategischen Arbeiten, während sein Kollege Patrick Ledersberger überwiegend operative Aufgaben abwickelt.

Die Arbeit als Qualitätsmanager bei ekey ist sehr facettenreich. Die Themen, die Holger Methe täglich beschäftigen, reichen von Prozessentwicklung, QM-Dokumentation, dem gesamten Prüfmittel-Management im Unternehmen bis hin zu Audits.

Neben dem Installieren und Betreuen des Qualitätsmanagement-Systems im Unternehmen umfassen die Aufgaben der Qualitätsmanager Folgendes:

• QM-Dokumentation: Die gesamte QM-Prozessdokumentation.
• Qualität: Kennzahlen, Auswertungen und Risikobewertungen sowie Schulungen.
• Wareneingang & -ausgang: Das QM ist prüfungstechnisch für den Wareneingang sowie Warenausgang verantwortlich.
• Prüfmittel: Prüfmittelüberwachung, Organisation von Kalibrierungen und Prüfungen.
• ESD-Koordinator: verantwortlich für ESD-Schutzmaßnahmen (Electrostatic Discharge) in der Elektronikfertigung.
• Audits: Interne wie auch externe Audits bei Lieferanten.
• Testify: Digitale Abbildung von Prozessen mit Testify – von der Warenein- und Ausgangskontrolle bis zur Dokumentation wiederkehrender Messungen in der ESD-Schutzzone.

Als Qualitätsmanager ist Holger Methe darüber hinaus noch an weiteren Projekten im Unternehmen beteiligt. Zum Beispiel arbeitet er am internen Ideenmanagement und an einem aktuellen Projekt zu Nachhaltigkeit und Corporate Social Responsibility mit.

Prozesslandschaft im Unternehmen

Qualität – und damit auch die funktionierenden Abläufe von Qualitäts-Prozessen – hat einen hohen Stellenwert bei ekey. Das verdeutlicht u.a. eine Prozesslandkarte, die eine Übersicht über die wichtigsten Prozesse im Unternehmen gibt und zeigt, wie diese zusammenhängen.

Einführung von besseren, digitalen Prozessen!

Da ekey laufende Weiterentwicklung sowie stetige Verbesserung ein Anliegen sind, entschied man sich dazu Prüfprozesse zu digitalisieren. An dieser Stelle kommt Testify ins Spiel: Das Tool entspricht genau diesem Ansatz. Testify wird bereits in mehreren Bereichen eingesetzt. Bei Wareneingangs- und Warenausgangsprüfungen sowie bei Arbeitssicherheitsbegehungen.

Digitale ESD-Prüfungen.

Der neueste Einsatzbereich sind Dokumentationen von wiederkehrenden Messungen in der ESD-Schutzzone über Testify. Dabei handelt es sich um Prüfungen, bei denen die  Ableitfähigkeit von Oberflächen im Produktionsumfeld gemessen werden. Diese müssen halbjährlich oder quartalsweise gemacht werden, um ein sicheres Umfeld für die elektronischen Komponenten sicherzustellen.

Bisher wurden diese in Excel dokumentiert. Die Herausforderung hierbei war, dass unterschiedliche Prüfungen zu verschiedenen Zeitpunkten durchgeführt werden. So war es schwierig, den Überblick zu behalten.

Das Qualitätsmanagement bildet diese Prüfungen nun in Testify ab, wo sie automatisch angewiesen werden.

Prüfmittelverwaltung: Immer auf dem aktuellen Stand.

Systeme so zu gestalten, dass Fehler erst gar nicht auftreten können, wird von Holger Methe angestrebt. Dies wurde auch in der Prüfmittelverwaltung erreicht: Hier wird präventiv verhindert, dass ungültige Messmittel verwendet werden.

Dies wurde mithilfe einer Schnittstelle zwischen der Prüfmittel-Datenbank und Testify realisiert. Die Gültigkeit von Prüf- und Messmitteln wird bei ekey in einer Datenbank festgehalten und dann mit Testify synchronisiert. Sobald ein Prüfmittel nicht mehr verwendet werden darf (nicht mehr gültig ist), dann ist es auch in Testify nicht mehr auswählbar. So werden präventiv Fehler verhindert. 

Digitalisierung von Prüfanweisungen im Wareneingang und -ausgang.

Ein weiteres Beispiel für eine Prozessverbesserung sind die digitalen Checklisten bei Prüfungen. Hier konnten die Prozesse weniger fehleranfällig gestaltet werden, indem Testify zum Einsatz kommt.

Bevor Testify zum Einsatz kam, mussten alle Mitarbeiter:innen mittels eines Prüfbogens Abweichungen selbst prüfen und berechnen. Daraus resultierte eine Bewertung, die nur aussagte, ob das Produkt die Prüfung bestand oder nicht. Die genauen Abweichungen wurden jedoch nicht dokumentiert.

Mit Testify erfolgt der Prüfvorgang digitalisiert: Alles ist zentral verwaltet und dokumentiert. Die Mitarbeiter:innen werden Schritt für Schritt durch den Prüfprozess geleitet. Die Standardwerte sind im System hinterlegt, die Mitarbeiter:innen tragen also ihre Prüfwerte ein, das System gleicht diese ab und zeigt an, ob die Werte korrekt sind.

Auch die Übertragung des Prüfungsergebnisses wird nun nicht mehr manuell gemacht, sondern  automatisch von Testify ins Warenwirtschafts-System importiert (inkl. Link zum Prüfbericht). 

Mängelmanagement: Wenn bei einer Prüfung zum Beispiel beim Wareneingang ein Mangel entdeckt wird, wird dieser direkt erfasst und an die QS weitergeleitet.

Daten und Reporting im Qualitätsmanagement.

Laut Holger Methe ist einer der größten Vorteile der Digitalisierung von Prozessen das Reporting – also die Möglichkeit, Daten auszuwerten. So gewinnt das Qualitätsmanagement viele zusätzliche Informationen: Alle Daten sind zentral einsehbar, lückenlos nachvollziehbar und können einfach ausgelesen werden.

“Die (Möglichkeit) Daten im Detail auszuwerten, ist ein  großer Vorteil, den wir mit Testify dazugewonnen haben.”

Zum Beispiel kann in Echtzeit ausgewertet werden, welche Mängel es bei angelieferten Produkten gibt, welche Schwerpunkte es bei Mängeln gibt und vieles mehr. So ist auch transparent, ob gewisse Ziele eingehalten wurden. Die Daten aus Testify sind dabei auch für andere Abteilungen relevant – wie etwa Lieferantenbewertungen für den Einkauf.

Dieser Einblick in die tagtäglichen Projekte und Aufgaben zeigt, dass das Qualitätsmanagement bei ekey einen wichtigen Beitrag zur gesamten Organisationsentwicklung und bei der Digitalisierung von Prozessen leistet.

Willkommen in der Welt
der digitalen Checklisten.