Welche digitalen Tools helfen, die Zettelwirtschaft loszuwerden?

Die traditionelle “Zettelwirtschaft”, also das Führen von Dokumentation und Kommunikation über physische Papiere, kann in Industriebetrieben erhebliche Probleme verursachen.

Unordnung, verlorene Dokumente und ineffiziente Prozesse sind nur einige der Herausforderungen, die diese Arbeitsweise mit sich bringt. Aber dank digitaler Technologien ist es einfacher als je zuvor, den Papierkram loszuwerden und gleichzeitig die Effizienz zu steigern.

Enterprise Resource Planning (ERP) Systeme

ERP-Systeme sind ganzheitliche Softwarelösungen, die dazu dienen, sämtliche Prozesse eines Unternehmens zu steuern und zu überwachen. Sie vernetzen alle Abteilungen eines Unternehmens, von der Produktion über den Vertrieb bis hin zum Kundenservice und der Finanzabteilung. Auf diese Weise lassen sich Informationen schnell und effizient austauschen, was zu einer erheblichen Reduzierung des Papieraufwands führt.

Einige beliebte Anbieter für ERP-Systeme sind: 

• SAP
• Microsoft Dynamics
• Oracle

Dokumentenablage im Cloud-Speicher 

Der Cloud-Speicher ist eines der wichtigsten Tools für digitale Arbeit. Mit einem Cloud-Speicher können Sie Ihre Dateien an einem zentralen Ort speichern und von überall aus darauf zugreifen. Dies spart Archivplatz und erleichtert das Teilen von Dateien mit Kollegen und das gemeinsame Arbeiten an Projekten.  

Einige beliebte Cloud-Speicherdienste sind:  

• Microsoft OneDrive 
• Google Drive 
• Dropbox  

Digitale Signaturen 

Digitale Signaturen sind eine sichere Methode, um Dokumente online zu unterzeichnen. Sie werden häufig bei der Arbeit mit Verträgen und anderen rechtlichen Dokumenten verwendet. Digitale Signaturen können Zeit sparen und den Prozess der Unterzeichnung von Dokumenten beschleunigen.  

Einige beliebte Anbieter digitaler Signaturen sind: 

• DocuSign  
• Adobe Sign  
• SignNow  
• Yousign  

Projektmanagement-Tools 

Projektmanagement-Tools helfen Teams, ihre Arbeit zu organisieren und zu verfolgen. Mit diesen Tools können Sie To-Do-Listen erstellen, Fristen setzen und Aufgaben an Teammitglieder zuweisen. Sie können auch dazu beitragen, die Zusammenarbeit innerhalb Ihres Teams zu verbessern und Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren. 

Einige der beliebtesten Projektmanagement-Tools sind:  

• Monday  
• Asana  
• Trello 
• Jira 
• Awork

Bessere Kommunikation 

Effektive Kommunikation ist für jedes erfolgreiche Projekt unerlässlich. Digitale Kommunikationstools machen es leicht, mit Teammitgliedern zu kommunizieren, unabhängig von ihrem Standort. Die Tools ermöglichen Instant Messaging, Videokonferenzen und Bildschirmfreigabe. 

• Slack 
• Zoom 
• Microsoft Teams   

Zeiterfassungstools

Zeitverfolgungs-Tools helfen Ihnen, die Zeit, die für verschiedene Aufgaben aufgewendet wurde, im Blick zu behalten. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie ihre Zeit an Kunden abrechnen müssen. Die Zeiterfassungstools können Ihnen helfen, Arbeitszeiten effektiver zu verwalten. 

Einige beliebte Zeitverfolgungs-Tools sind:  

• Toggl  
• Harvest  
• RescueTime 
• Time Cockpit 

Kundenservice

Kundenservice ist ein wichtiger Aspekt jeder Geschäftstätigkeit. Digitale Tools können Unternehmen dabei helfen, ihre Kunden effektiver zu unterstützen und ihre Zufriedenheit zu verbessern. Kundenservice-Tools können Instant Messaging, E-Mail-Management und Ticketing-Systeme umfassen. Diese Tools können dazu beitragen, die Effizienz Ihres Kundenservice-Teams zu verbessern und die Zufriedenheit Ihrer Kunden zu steigern.

Einige beliebte Kundenservice-Tools sind:

• Zendesk
• Freshdesk
• Intercom

Verknüpfung der digitalen Tools untereinander

Software zur Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA-Tools) ermöglichen es, wiederkehrende Prozesse zu automatisieren und dabei den manuellen und papierbasierten Aufwand zu minimieren.

Diese Tools verbinden unterschiedliche Anwendungen miteinander und automatisieren Abläufe, die sonst manuell ausgeführt werden würden. Sei es die automatische Erstellung von Berichten, das Auslösen von bestimmten Prozessen bei Eingang einer E-Mail oder die Datensynchronisation zwischen verschiedenen Systemen – mit diesen Werkzeugen wird die Zettelwirtschaft überflüssig, während die Effizienz und Genauigkeit der Prozesse erhöht werden.

Brücken bauen zwischen realer und digitaler Welt (Beispiel QR-Code)

QR-Codes, Data Matrix Codes und ähnliche Technologien können helfen die Zettelwirtschaft zu beseitigen, indem sie eine nahtlose Verbindung zwischen der physischen und der digitalen Welt schaffen – und zwar genau dort, wo sie benötigt wird.

Sie können zum Beispiel zur Weiterleitung auf digitale Bedienungsanleitungen, zur Erfassung von Daten auf der Produktionsebene oder zum schnellen Zugriff auf wichtige Informationen verwendet werden.

Formulare, Checklisten & standardisierte Abläufe

Digitale Checklisten können helfen, Arbeitsabläufe zu organisieren und sicherzustellen, dass keine wichtigen Schritte vergessen werden.

Mit einer Checklisten Workflow Plattform wie Testify können ganze Unternehmensabläufe und -prozesse digitalisiert werden. Sie können Checklisten und Workflows erstellen, Arbeitsaufgaben zuweisen, den Fortschritt verfolgen und sicherzustellen, dass alle notwendigen Dokumentationen vorhanden sind.

Dies ersetzt zudem die herkömmlichen Papierberichte bei manuellen Kontrollen. Die Daten werden direkt in das ERP-System übertragen, und die automatisch erstellten PDF-Berichte werden in der Cloud-Dokumentenablage gespeichert. So schließt sich der nahtlose, digitalisierte Prozesskreislauf.

Fazit

Digitale Tools erleichtern die Zusammenarbeit, Kommunikation und Organisation unserer Arbeit. Vom Cloud-Speicher bis zur digitalen Signatur gibt es unzählige Tools, die die Produktivität verbessern, den Papierverbrauch senken und die Arbeit erleichtern können. Durch die Verwendung dieser Tools können Sie Ihre Arbeit optimieren und sich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist. 

Willkommen in der Welt
der digitalen Checklisten.