Papierloses Arbeiten ist die Zukunft in Betrieben. Einige Unternehmen haben sich bereits auf diesen Trend eingestellt, aber es gibt immer noch viele, die den Übergang zum papierlosen Arbeiten nicht vollzogen haben. Doch wie viel kostet es ein Unternehmen, nicht papierlos zu sein?
Papierdokumente sind in vielen Unternehmen immer noch ein wichtiger Bestandteil des täglichen Geschäftsbetriebs. Daher ist es wichtig, die Kosten im Zusammenhang mit Papierdokumenten zu verstehen. In diesem Artikel werden wir die wahren Kosten beleuchten, die mit der Verwendung von Papierdokumenten in Unternehmen verbunden sind.
Was ist ein papierloses Unternehmen?
Ein papierloses Unternehmen ist ein Unternehmen, in dem Papier so gut wie möglich vermieden wird. Dokumente werden digital erstellt, gespeichert und verwaltet, statt auf Papier ausgedruckt und in Aktenordnern aufbewahrt zu werden. Dies spart sowohl Zeit als auch Kosten und trägt zu einer effizienteren Arbeitsweise bei.
Was kostet es einem Unternehmen, nicht papierlos zu sein?
Papierdokumente haben in vielen Unternehmen noch immer einen hohen Stellenwert. Obwohl ihre Verwendung auf den ersten Blick kosteneffizient erscheinen mag, stellt sie sich bei genauerer Betrachtung als sehr teuer heraus.
Die bekannten Kosten, wie Papier, Drucker und Lagerung, tragen bereits zu den Gesamtkosten bei. Doch es gibt auch versteckte Kosten, die oft übersehen werden, wie z.B. die Zeit, die für die Suche und Verwaltung von Papierdokumenten aufgewendet wird. So erfordert auch das manuelle Sortieren und Archivieren von Papierdokumenten zusätzliche Ressourcen und Zeit.
Diese versteckten Kosten können sich schnell summieren und haben einen erheblichen Einfluss auf die Gesamtkosten der Arbeitsprozesse im Unternehmen.
Gartner schätzt, dass bei Berücksichtigung aller mit Papier verbundenen Kosten wie Ablage, Suchzeiten und Co, diese Faustregel zutrifft: Jedes Mal, wenn ein:e Arbeiter:in ein Blatt Papier handhabt, fallen Kosten von rund 20$ an.
Der Lebenslauf eines Blatt Papiers in Unternehmen.
Um die (unnötigen) Kosten einer papierbasierten Arbeitsweise vollständig zu verstehen, muss man den Weg eines Papiers von der Herstellung bis zur Entsorgung verfolgen. Ein Blatt Papier durchläuft einen langen Prozess in einem Unternehmen, bei dem nur ein kleiner Teil tatsächlich einen Mehrwert für das Unternehmen bringt.
- Herstellung: Papier wird hergestellt und verbraucht Rohstoffe.
- Bestellung: Bestellung und Lieferung von Papier kosten Zeit und Geld.
- Transport: Das Papier muss von einem Ort zum anderen transportiert werden.
- Lagerung: Papier benötigen viel Platz zur Lagerung.
- Druck: Dokumente werden gedruckt.
- Verteilen: Papierdokumente müssen an die Arbeitsplätze verteilt werden.
- Zusammenfassen: Verschiedene Papierdokumente müssen zusammengetragen werden.
- Digitalisierung und administrative Bearbeitung: Dokumente müssen eingescannt werden, wenn eine digitale Version benötigt wird.
- Ablegen: Papierdokumente müssen in die richtigen Ordner einsortiert werden.
- Archivieren: Die Archive für Papierdokumente kosten viel Platz und Geld.
- Schreddern: Papierdokumente müssen sicher entsorgt werden, was ebenso Zeit und Geld kostet.
Ein Blatt Papier legt also einen langen Weg durch die Unternehmen zurück und benötigt viel Zeit und Ressourcen, von denen jedoch viele für die Wertschöpfung im Unternehmen nicht unmittelbar von Nutzen sind.
Der wahre Preis der Papiernutzung im Business.
Papier scheint ein unbedeutendes Detail im Büroalltag zu sein, aber die damit verbundenen Kosten sind überraschend hoch. Werfen wir einen genaueren Blick auf die einzelnen Zahlen:
Kosten für Papier, Drucker, Lagerung und verschwendete Arbeitszeit.
Einer der offensichtlichen Kostenfaktoren ist der Preis für Papier, Drucker und Lagerung in Archiven. Darüber hinaus ist der Zeitaufwand, der mit der Organisation und Suche von Papierdokumenten verbunden ist, oftmals ein unterschätzter Faktor. Mitarbeiter müssen Zeit investieren, um Dokumente manuell zu sortieren und zu finden. Auch die manuelle Übertragung von Informationen aus Papierdokumenten in digitale Systeme ist zeitaufwendig und kostenintensiv.
Mitarbeiter:innen verbringen, laut eines Whitepapers der IDC, etwa 2,5 Stunden pro Tag, oder bis zu 30% des Arbeitstags, mit der Suche nach Informationen. Multipliziert mit dem Stundensatz der Arbeitskraft, ist dies eine beachtliche Geldsumme.
Eine ineffiziente papierbasierte Arbeitsweise kann Mitarbeiterzufriedenheit kosten.
Eine ineffiziente Arbeitsweise, die auf Papierdokumenten basiert, kann nicht nur Zeit und Geld kosten, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter beeinträchtigen. Eine Organisation mit Papierdokumenten kann zu Fehlern und Verzögerungen führen, was Stress und Frustration bei den Mitarbeitern verursachen kann. Bei den Arbeitnehmer:innen wird das papierlose Arbeiten immer beliebter. 71% der österreichischen Arbeitenden finden „Papierloses Arbeiten macht die Aufbewahrung von Dokumenten einfacher“. Tendenz steigend.
Ein papierloses Büro bietet eine bessere Übersicht und Organisation, was die Effizienz und Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöht.
Und natürlich darf der Umweltfaktor auch nicht außer Acht gelassen werden: Die CO2-Belastung, geht auf Kosten der Nachhaltigkeits-Bilanz.
Der Einsatz von Papier hat auch einen erheblichen Einfluss auf die Umwelt. Die Produktion von Papier verbraucht große Mengen an Energie und Ressourcen und trägt zur CO2-Belastung bei. Bei der Produktion von nur einem Kilogramm neuem Kopierpapier werden rund 50 Liter Wasser und fünf Kilowattstunden Energie verbraucht.
Ein papierloses Büro hingegen reduziert den ökologischen Fußabdruck. In Zeiten, wo CSR und Umweltbewusstes Wirtschaften immer mehr an Bedeutung gewinnen, ist dies ein nicht zu unterschätzender Aspekt.
Fazit: Warum papierlos? Diese Vorteile hat ein papierloser Arbeitsstil.
Ein papierloser Arbeitsstil bietet viele Vorteile gegenüber dem traditionellen, papierbasierten Arbeitsstil. Es spart Kosten, Zeit und Ressourcen, und ist umweltfreundlicher:
- Zeitersparnis durch einfachere Verwaltung digitaler Dokumente
- Umweltfreundliche Arbeitspraktiken, die weniger Papierabfall produziert
- Kosteneinsparungen, sowie Steigerung der Produktivität und Effizienz im Unternehmen
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