Process Mining anhand digitaler Checklisten – eine qualitative Studie unserer Data Analystin Sarah.

Was ist Process Mining?

Process Mining ist eine Technologie aus der Welt des maschinellen Lernens, Data Mining und Prozessmodellierung und beschäftigt sich mit der systematischen Analyse und Auswertung von IST-Prozessen im Unternehmen. Das Ziel von Process Mining ist es, anhand der erfassten Daten Aussagen darüber zu treffen, wie Geschäftsprozesse in der Organisation tatsächlich gelebt werden und diese kontinuierlich zu verbessern.

Wie funktioniert Process Mining?

Process Mining bietet die Möglichkeit, reale Prozesse zu überwachen und Erkenntnisse daraus zu gewinnen, wie Prozesse in der Praxis ablaufen. Process Mining lässt sich in 3 große Bereiche unterteilen:

Discovery: Mithilfe dieser Technik wird aus einem sogenannten Event-Log die Datengrundlage zur Entdeckung der Prozesse erstellt. Die Prozessmodelle können verwendet werden, um

• eine Diskussion von Problemen zwischen den Beteiligten anzuregen und daraufhin einen Konsens zu erreichen,
• Ideen zur Prozessverbesserung zu generieren und
• Modellverbesserung wie beispielsweise eine Engpassanalyse zu erzielen.

Conformity: Dabei wird das modellierte Verhalten dem beobachteten Verhalten gegenübergestellt und verglichen. Kurz gesagt wird überprüft, ob die Realität dem Modell übereinstimmt. Die Konformitätsprüfung kann unter anderem verwendet werden, um

• die Qualität der dokumentierten Prozesse zu überprüfen,
• die Qualität eines entdeckten Prozessmodells zu beurteilen,
• abweichende Cases zu identifizieren und darauf aufbauend zu verstehen, welche Gemeinsamkeiten diese haben,
• Modellverbesserung aufbauen zu können und
• Audits und Überwachung der Einhaltung von Vorschriften durchzuführen.

Enhancement: Dabei wird ein bestehendes Prozessmodell mithilfe von Informationen über den tatsächlichen Prozess versucht zu erweitern. Das hilft, die Realität noch besser darzustellen.  

Welche Vorteile bietet Process Mining?

Wenn Daten in strukturierter Form und digital zur Verfügung stehen, können mit Process Mining wichtige Informationen zum Unternehmen beantwortet werden:

• Welche Prozesse laufen im Unternehmen aktuell ineffizient und welche Ansätze gibt es zur Verbesserung?
• Über welche Vorfälle oder Abweichungen möchte ich sofort nach Eintreten benachrichtigt werden, um Maßnahmen zu ergreifen?
• Welche Daten helfen mir dabei, gewisse Entscheidungen oder Verhalten oder kostspielige Fehler zu vermeiden?  

Process Mining hilft Ihnen bei:

• Verbesserung der Transparenz von Geschäftsprozessen
• Analyse von Geschäftsprozessen aus der Ressourcenperspektive
• Analyse von Geschäftsprozessvarianten und Ausnahmen
• Verständnis für die Einhaltung von Geschäftsprozessen
• Ermöglichung von Geschäftsprozessvergleichen und Benchmarking
• Identifizierung von Verschwendung bei Geschäftsprozessen
• Verbesserung der Verbesserung und Neugestaltung von Geschäftsprozessen
• Bewertung der Leistung von Geschäftsprozessen
• Erstellung intuitiver Visualisierungen für Geschäftsanwender
• Förderung von evidenzbasierter Kommunikation und Entscheidungsfindung
• Kosten senken

Wissenschaftliche Studie: Kann Process Mining anhand digitaler Checklisten erfolgen?

Unsere Data Analystin Sarah hat sich im Rahmen Ihrer Masterarbeit an der FH Hagenberg Process Mining im Kontext von digitalen Checklisten genauer angesehen. In ihrer Masterarbeit mit dem Titel „Process Discovery auf Basis von Checklisten“ hat Sie in Zusammenarbeit mit Traktionssysteme Austria untersucht, ob anhand digitaler Checklisten Process Mining in Unternehmen durchgeführt werden kann.

Dabei hat sie die Daten der montagebegleitenden Checklisten in der Montage für Rotor und Stator aufbereitet und diese dann ausgewertet. Dank strukturierter Datenspeicherung mithilfe von Testify war die Datenaufbereitung und Auswertung problemlos möglich. Ausgewertet wurden in diesem Praxisbeispiel Checklisten- und Sektionsabfolgen, Directly-Follows-Graph, Durchlaufzeiten nach Sektionen sowie Prüffallabfolgen.

Es konnte im Rahmen der Studie bestätigt werden, dass Process Mining aufgrund strukturierter Erfassung von Prozessdaten mit digitalen Checklisten von Testify durchgeführt werden kann.

Besonders schätzt TSA die Transparenz durch den Einsatz von Process Mining. Schnell kann nachgesehen werden, ob alle Montageschritte normkonform geprüft wurden und sauber dokumentiert wurde. Zudem können basierend auf den Ergebnissen Prozessoptimierungen vorgenommen werden. Muss der Prozess angepasst werde? Sollten Checkabfolgen geändert werden? Wie kann die Lagerdauer verkürzt werden? All diese Fragestellungen können mithilfe von Process Mining in der Montage geklärt werden. Thomas Zeitelhofer, Quality Manager bei TSA meint dazu:“ Der größte Mehrwert ist sicher, dass wir Daten binnen weniger Minuten ausgewertet haben. Früher mussten wir die Inhalte jedes PDFs mühsam zusammentragen, um dann Erkenntnisse zu gewinnen!“

Der Ausblick.

Im Rahmen der Studie wurde Process Mining in einem abgegrenzten Anwendungsgebiet angewandt. Dank dem logischen Aufbau in Testify können künftig Konformitätsprüfungen ermöglicht werden. Darüber hinaus lassen sich Parallelitäten verschiedener Komponenten im Montageprozess erkennen. Mängel wurden bislang noch nicht integriert, ist jedoch ein weiterer logischer Schritt, wie Process Mining in Testify erweitert werden kann.

Über Testify

Testify ist eine cloudbasierte, mobile Checklisten Software für alle Arten von Inspektionen, Kontrollen und Prüfungen im industriellen Umfeld. Dank der No-Code Technologie können Prozessanpassungen ohne Zutun der IT problemlos durchgeführt werden.

Die Einsatzgebiete von Testify reichen über produktionsbegleitete Qualitätskontrollen über Wartungskontrollen bis hin zu Audit und Field-Service-Tätigkeiten. Durch den Einsatz von Testify berichten Kunden eine höhere Dokumentationsqualität, mehr Effizienz in Überprüfungen sowie die Möglichkeit einer strukturierten Datenerfassung in manuellen Prozessen.

Willkommen in der Welt
der digitalen Checklisten.