Brandschutz, Sicherheit und Immobilienmanagement –  mit Testify gelingt die papierlose Dokumentation.

Digitalisierungs-Erfolgsgeschichte der IM Brandschutz GmbH & IM Immobilien GmbH:

Die Einhaltung einer Vielzahl an gesetzlichen Bestimmungen und Normen stellt eine enorme Herausforderung in der ordnungsgemäßen Dokumentation der IM Brandschutz GmbH dar. Zusätzlich betreut die IM Immobilien GmbH im Immobilienmanagement über 100 Objekte mit dementsprechenden Dokumentations- und Koordinationsaufwand. Mit Testify gehört die Papierflut und der Zeitaufwand für analoge Prüfdokumentation und Aufgabenverteilung der Vergangenheit an: die Dokumentation inkl. Bilder, Aufgabenverteilung und Prüfausführung erfolgt digital, mit klaren Zuständigkeiten und mit enormer Zeitersparnis.


Diese Testify Funktionen benutzt die IM Brandschutz GmbH & IM Immobilien GmbH

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QR-Code Identifikation und Fast-Checks

QR-Codes auf den betreuten Objekten verlinken direkt zur richtigen Checkliste in der Testify App. Durch Scannen des Codes über das Mobilgerät gelangen die Mitarbeiter unmittelbar zum richtigen Prüfauftrag. Das erspart Zeit beim Suchen nach dem Objekt und vermeidet eine falsche Auswahl oder Verwechslung. Bei Erstellung eines Mangels wird dieser durch Scannen des QR-Codes automatisch dem richtigen Objekt zugeordnet. Mit dem Testify Fast-Check können notwendige Prüfungsnachweise (z.B. Aufzugswartung) mit nur einem QR-Code Scan bestätigt und erledigt werden.

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digitale Checklisten und Mangelmanagement

Mit der mobilen Testify App werden Prüfungen und deren Ergebnisse bereits während der Durchführung  digital dokumentiert und gespeichert. Die Protokolle inkl. Aufgabenverteilung werden automatisiert und in Echtzeit erstellt bzw. verteilt. Die analoge Dokumentation sowie die nachgelagerte, gedächtnisgestützte und daher fehleranfällige Rekonstruierung des Prüfvorgangs nach Verlassen des Objekts sind somit hinfällig. Entdeckte Mängel lassen sich inkl. Fotodokumentation digital vor Ort erfassen und zuweisen und sind somit sofort für andere Mitarbeiter zur Einleitung weiterer Schritte ersichtlich.

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Checklisten-Designer und periodische Zuweisung

Brandschutz und Immobilienmanagement erfordern individuelle Anpassungen des Prüfvorgangs an vielzählige Normen. Mit der Flexibilität des digitalen Checklisten-Designer lässt sich jeder Prüfvorgang mit wenigen Klicks individuell abbilden und als Schritt-für-Schritt Anleitung zur mobilen Prüfdurchführung nutzen. Diese detaillierte Abarbeitung unterstützt die vollständige und korrekte Durchführung von Prüfungen, ohne den Überblick zu verlieren.  Darüber hinaus können über periodische Zuweisung je Objekt und Checkliste regelmäßige Wartungsintervalle hinterlegt werden. Somit entfällt die manuelle Administration zur zeitgerechten Durchführung von Wartungen und Tasks.

Ausgangslage bei der Igelsböck GmbH:

Unter dem Dach eines Eigentümers finden sich zwei eigenständige Unternehmensbereiche mit jeweils verwaltungsintensiven Herausforderungen:  die Dokumentation der unzähligen Normen im Bereich Brandschutz oder regelmäßige Wartungs- und Prüfaufträge im Facility Management. Vor dem Einsatz von Testify erfolgte die Dokumentation der Prüfaufträge rein papiergebunden und mit zeitintensiver Nachbetreuung und Ablage durch das BackOffice. Protokolle wurden im Nachgang manuell in Word oder PowerPoint geschrieben, was bei steigender Kundenanzahl zu einigen Herausforderungen führte:

 

Die Herausforderungen zu Beginn:

Effizienz-Challenge in der Wachstumsphase: effiziente Prozesse bei steigender Kundenanzahl

Mit steigender Anzahl an betreuten und verwalteten Kunden-Objekten wuchs der Verwaltungsaufwand  für das papiergebundene Dokumentationssystem überproportional an. Personal- und Zeitmangel waren die tägliche Herausforderung. Mit dem Einsatz eines digitalen Tools wurde nach einer Lösung gesucht, Prozesse effizienter gestalten zu können, sodass den Mitarbeitern mehr Zeit für das wesentliche bleibt: exzellente Service- und Dokumentations-Qualität in der Brandschutz- und Sicherheitsprüfung.

 

Nachweis-Challenge: automatisierte Protokollerstellung und Nachweise bei Rückfragen

In der Zeit zwischen Durchführung einer Prüfung vor Ort bis zum Computer im Büro, vergehen oft Stunden. Die Herausforderung bestand in einer korrekten Wiedergabe des Prüfvorgangs und Resultat. Dieser Prozess ist fehleranfällig, vor allem wenn Prüfer und Protokollersteller nicht dieselbe Person sind. Mit einer digitalen und mobilen Prüfdokumentation können Protokolle sofort bei Ausführung automatisiert erstellt werden und stehen in Echtzeit und revisionssicher als Nachweis für Rückfragen in der digitalen Ablage bereit.

 

Über die IM Brandschutz GmbH & IM Immobilien GmbH

Mit fundierter Erfahrung agiert die IM Immobilien GmbH im Zentralraum Oberösterreich im Immobilienmanagement. Die IM Brandschutz GmbH ist ein österreichweit tätiges Sachverständigen-Büro für Brandschutz-, Arbeits- und Objektssicherheit, Gutachtenerstellung, Bauaufsicht sowie Brandschutzschulungen und -Ausbildungen.

Die beiden Unternehmensbereiche sind für sich in ihrer Tätigkeit langjährig erfahren und bilden unter der gemeinsamen Führung von Markus Igelsböck eine wertvolle, sich ergänzende Kombination an Expertise zur allumfassenden Betreuung von Immobilienobjekten.

Mehr unter:

https://www.igelsboeck.at/

https://www.brandschutz.gmbh/

Herausforderungen lösen – die Einführung von Testify Schritt für Schritt

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1. einfaches und flexibles Setup

Geschäftsführer Markus Igelsböck wurde bereits bei der ersten Vorstellung vom hohen Individualisierungsgrad und der Flexibilität bei der Erstellung benötigter Checklisten überzeugt. Bei der Vielzahl an Normen und Dokumentationspflichten ein unentbehrliche Funktion. Zudem ermöglicht Testify einen schnellen Überblick über den Status aller Prüfprozesse bzw. Mängel und hilft Entscheidungsträgern bei den notwendigen Kontrollen sowie Rückschlüssen.

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2. schnelles Roll-Out

Die Mitarbeiter sind bereits mit iOS oder Android Smartphones oder Tablets ausgestattet, wodurch die Testify App einfach installiert werden kann. Das notwendige Setup kann in kurzer Zeit und selbständig in Testify eingepflegt werden. Die ersten Prüfvorgänge und ein strukturiertes Mangelmanagement werden digital abgebildet. Die Mitarbeiter werden über die intuitiv bedienbare Oberfläche Step-by-Step durch die notwendigen Tasks (Checklisten und Mängel) geführt. Die Bestimmung eines internen Key-Users ermöglicht eine schnelle Umsetzung und geringen Schulungsaufwand.

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3. automatisierte Protokolle, rückverfolgbare Aktivitäten und enorme Zeitersparnis

Durch die einfache Einführung digitaler Prüfprozesse und Dokumentation profitierten alle Mitarbeiter von Testify mit enormer Zeitersparnis: durch Abarbeitung von Checklisten und sofortiger Mangelerstellung ermöglicht Testify eine automatisierte, revisionssichere Dokumentation in Echtzeit. Festgestellte Mängel werden vor Ort digital dokumentiert und anderen Mitarbeiter zur Behebung zugewiesen. Die Bearbeitung und der Fortschritt sind sofort nachvollziehbar: Das BackOffice sieht per Knopfdruck den Status aller Prüfvorgänge und hat Einsicht in die digitalen Protokolle. „Diese Berichte kann man schnell und ohne langes Suchen an Eigentümer schicken, wenn der Reparaturstatus benötigt, oder bei Kunden-Versammlungen danach gefragt wird.“, so Markus Igelsböck.

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4. Identifizierungen von Objekten via QR-Code

Zusätzliche Zeitersparnis bringt die integrierte QR-Code Funktionalität in Testify. Die hohe Anzahl an betreuten Objekten inkl. Feuerlöschern, Aufzüge, etc. kann somit ohne korrekte Zuordnung gewährleistet werden. Durch Scannen des an den Objekten angebrachten QR-Codes werden Mängel oder durchgeführte Prüfungen direkt zugeordnet und Dokumentationsfehler reduziert.

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5. laufende Erweiterung und neue Anwendungsfälle

Die Flexibilität von Testify ermöglicht die einfache Erweiterung der verwendeten Checklisten und Anwendungsfälle. Bei internen Feedback-Terminen werden neue Einsatzgebiete besprochen und können durch die handelnden Personen umgesetzt werden, um nach und nach weitere Bereiche und Aktivitäten zu digitalisieren. Ein granulares Rollen- und Berechtigungssystem ermöglicht die gezielte Steuerung der handelnden User und stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter seine vorgesehene Rolle in Testify ausführen kann. Somit kann das gesamte Team je nach Verantwortlichkeit im Tool zusammenarbeiten.

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Fazit & nächste Schritte

„Ich habe keine Benchmark, um zu sagen wie hoch die Zeitersparnis genau ist. Ich kann jedoch mit Sicherheit sagen, dass wir die Prüfungen und Aufgaben in deutlich weniger Zeit durchführen und dokumentieren können. Die Vorbereitungszeit und Nachbearbeitung hat sich drastisch reduziert!“ resümiert Markus Igelsböck. Ein weiteres Entwicklungsfeld ist die Benutzung der Testify Reporting-Dashboards, mit welchem häufig auftretende oder wiederkehrende Fehlerquellen identifiziert und gezielt verbessert werden können.

Success Stories