Audits in Zeiten der Corona Pandemie: Ein Leitfaden für eine erfolgreiche Planung und Durchführung von Remote Audits.

geschrieben am 08.02.2021

Die Möglichkeit zur ortsunabhängigen Durchführung von Audits gibt es bereits seit einiger Zeit, jedoch war die Nachfrage nach Remote Audits bislang eher bescheiden. Der Druck der Corona Pandemie und der Anspruch, Begutachtungen durch Digitalisierung effizienter durchzuführen, führten nun zu einer höheren Aufgeschlossenheit gegenüber digitalen Lösungen. Zuletzt wurde auch seitens der Europäischen Kommission eine Empfehlung für die Durchführung von Fernaudits im Rahmen von Medizinprodukten ausgesprochen.

Im nachfolgenden Beitrag sollen Fragen rund um die Planung und Einführung von Remote Audit Methoden erläutert werden.

Was ist ein Remote Audit?

Bei einem Remote Audit handelt es sich um eine ortsunabhängige Durchführung von Audits ohne oder mit eingeschränkter Anwesenheit eines Auditors. Streng genommen ist ein Remote Audit keine Alternative zu einem Audit vor Ort, kann jedoch unter gewissen Voraussetzungen als eine Methode in die Auditplanung integriert werden. Im Hinblick auf die Kosteneffizienz und der ressourcenschonenderen Durchführung von Prozessen, liefern Remote Audits erhebliche Vorteile.
Mit der geeigneten technischen Infrastruktur, beidseitigem Know-How und eine gemeinsame Vertrauensbasis zwischen Auditor und Auditierenden, steht der praktischen Durchführung von Fernbegutachtungen nichts mehr im Weg.

Was kann auditiert werden? Welche technischen und organisatorischen Voraussetzungen müssten für die Durchführung von Remote Audits erfüllt sein?

Nicht jedes Unternehmen eignet sich für die Durchführung von Remote Audits. Laut Quality Austria, dem Ansprechpartner von Trainings, Zertifizierungen und Begutachtungen und Experten für integrierte Managementsysteme, sollte man zwischen Dienstleistungs- und Produktionsbetrieben unterscheiden. Während bei Dienstleistungsunternehmen der Anteil an Remote Audits bis zu 100% betragen kann, ist es bei produzierenden Unternehmen zunehmend schwieriger, Begutachtungen bei beispielsweise Maschinen komplett remote durchzuführen. Dennoch ergibt sich hier ein Remote—Audit Potenzial von etwa 30%. Hierbei sind die jeweils branchenspezifischen Regelungen zu beachten.

Eine Faustregel besagt: All jene Nachweise die auch in einem Büro oder Meetingraum gezeigt werden können, eignen sich auch für Nachweise im Zuge von Remote Audits.

Branchenspezifischer Anteil an Remote Audit Potenzial

Zudem ist zwischen den verschiedenen Auditarten zu unterscheiden. Bei Erstbegutachtungen wird ein Vor-Ort Audit empfohlen. Hingegen Wiederholungs- und Überwachungsaudits sind auch auf digitalem Weg möglich.
Neben den organisatorischen Rahmenbedingungen müssen auch technische Voraussetzungen für eine erfolgreiche Einführung von digitalen Fernbegutachtungen gut überlegt sein:

  • Kann die Vertraulichkeit, Sicherheit und Schnelligkeit der Datenverbindung sichergestellt werden?
  • Gibt es gegebenenfalls eine Offline Fähigkeit der Software, falls es Bereiche ohne Internet im Betrieb gibt?
  • Verfügt der Betrieb über eine geeignete Hardware wie Smartphones und Tablets zur mobilen Datenerfassung?
  • Werden entsprechende Sicherheitsmaßnahmen und Datenschutz berücksichtigt?
  • Kann die Integrität bei Auditierenden sichergestellt werden? (zB. keine Erstellung von Screenshots oder sonstigen Aufzeichnungen)
  • Gibt es Alternativen, falls es zu Problemen bei der Software kommt?
  • Können Daten und Nachweise sicher übermittelt werden?

Welche Remote- Auditarten gibt es?

Audits können direkt vor Ort, vollständig remote oder in einer Kombination aus beidem durchgeführt werden.
Fully Remote: Das Audit wird von der Planung über die Durchführung bis hin zur Verifikation der Maßnahmen vollständig remote durchgeführt.
Partly Remote: Ein Audit, welches teilweise vor Ort und teilweise remote stattfindet. Auditor und Co-Auditor können beispielsweise von unterschiedlichen Orten aus auditieren.
Remote Follow-up: Dabei handelt es sich um ein Nachaudit, welches aus der Ferne durchgeführt wird, um eine erneute Anreise zum Betriebsstandort zu vermeiden.
Expert Remote Audit: Hinzuziehen eines Experten im Rahmen eines Audits, der sich nicht vor Ort befindet und digital teilnimmt.

Für wen eignet sich die Durchführung von Remote Audits?

  • Jene Betriebe, die aktiv Kosten bei der Durchführung einsparen wollen.
  • Internationale Unternehmen mit viele Standorten, welche örtliche & zeitliche Unabhängigkeit schaffen wollen. Besonders sei hier auf die Einschränkungen durch die Corona Pandemie hingewiesen.
  • Audits bei Spezialisten, die sehr lange Anreisen haben und initiale Aufwände schnell amortisieren möchten. Experten können schnell und einfach hinzugezogen werden ohne Mehrkosten zu verursachen. Auch die Dauer zwischen Datenerhebung und Datenauswertung wird verringert und die Qualität der Auswertungen erhöht.

Wie erfolgt der Ablauf eines Remote Audits?

Im Wesentlichen unterscheidet sich die Durchführung von Vor-Ort Audits von Remote-Audits nur in Punkto Anwesenheit. Im ersten Schritt erfolgt eine „Document Review“, in der in einem Vorgespräch besprochen wird, welche Dokumente für die Prüfung hinzugezogen werden und über welche technische Infrastruktur dies erfolgt. Im nächsten Schritt werden die Inhalte nach einem Auditplan mit den Beteiligten abgearbeitet.

Welche Software Tools eignen sich zur Durchführung von Fernaudits?

Neben der Hardware wie Laptop, Smartphone oder Tablet spielt das Zusammenspiel mit geeigneter Software eine zentrale Rolle.

  • Telefon
  • Webmeeting Software
  • E-Mail
  • Screensharing
  • Cloud Dienste
  • Messenger-Dienste
  • Apps für digitale Checklisten
  • Audit Software
  • QM Software

Die optimale Remote-Audit Vorbereitung – eine Checkliste:

  1. Eruieren der Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail Adresse) aller Audit-Beteiligten. Sind alle Kontaktdaten vorhanden?
  2. Ist eine Webmeeting Software installiert und funktionsfähig?
  3. Kann das Remote Audit ohne externe Störungen wie Lärm, fehlende Internetverbindung usw. durchgeführt werden?
  4. Liegen alle Dokumente und Nachweise in digitaler Form vor, die bei der Prüfung hinzugezogen werden?
  5. Kann eine stabile Internetverbindung über die gesamte Dauer des Audits gewährleistet werden?
  6. Ist ein funktionsfähiger Webbrowser auf allen Endgeräten installiert?
  7. Ist eine geeignete Hardware vorhanden? Laptop/Smartphone/Tablet und kann auf die benötigten Software Lösungen zugegriffen werden?
  8. Ist eine Webcam zur Videoübertragung vorhanden und installiert?
  9. Besteht die Möglichkeit zur Verwendung von Headsets?
  10. Wurde der Ablauf und der Auditplan mit allen Beteiligten durchgesprochen?
  11. Kann die Vertraulichkeit und Privatsphäre während Auditpausen durch stummschalten oder Abschalten der Webcams gewährleistet werden?
  12. Testen Sie zuletzt noch einmal alle Tools, die Sie beim Audit im Einsatz haben.

Ausblick – sind Remote Audits auch nach Corona die Zukunft?

Der Trend zur Durchführung von Remote Audits, speziell bei internen Audits wird weiter ansteigen. Fernbegutachtungen stellen eine hervorragende Methode zur Integration in die Auditplanung dar, können und sollen jedoch niemals Vor-ort Audits ersetzen. Dabei ist immer in der jeweiligen Situation abzuwägen, ob ein Remote Audit geeignet ist. Gerade die aktuelle Corona Pandemie zeigt uns, wie wichtig Flexibilität und Anpassungsfähigkeit in Betrieben ist, demnach wird uns auch diese Methode in unserem Arbeitsalltag weiter begleiten.

Welche Erfahrungen haben Sie mit Remote Audits gemacht?

Sprechen wir in einem unverbindlichen Gedankenaustausch darüber.

Alternative Text

Geschrieben von
Christina Pillmair


Seit Juli 2020 ist Christina bereits als Digital Marketing Managerin bei uns tätig. Ihre Frohnatur und Zielstrebigkeit helfen uns dabei, unsere Vision hinaus in die Welt zu tragen.



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