Erhebliche Zeiteinsparung bei Wareneingangsprüfungen mit Testify in der Karl Oswald GmbH & Co. KG.

Die Karl Oswald GmbH & Co. KG digitalisierte mit Testify in kurzer Zeit die Wareneingangskontrollen im Großlager und verkürzte damit nicht nur die Zeit für Überprüfungen sondern optimierte darüber hinaus die Reklamationsprozesse.


Die Digitalisierungs-Erfolgsgeschichte der Karl Oswald GmbH & Co. KG.

Die Produktqualität hat bei der Oswald oberste Priorität. Dazu gehört ein sorgfältig ausgewähltes Produktsortiment, welches mit dem Abnehmer laufend evaluiert und erweitert wird, die Verpackung nach standardisierten Kriterien, sowie die Belieferung von hochqualitativen Friseurprodukten. Dabei müssen viele verschiedene Prüfkriterien befolgt und dokumentiert werden. Genau hier setzt Testify an. Mit einer Anbindung an SAP als Warenwirtschaftssystem werden Checklisten auf Basis des Materialstammes abgearbeitet. 

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Über Karl Oswald GmbH & Co. KG

Die Karl Oswald GmbH ist ein seit fast 100 Jahren bestehendes Familienunternehmen in der 4. Generation in Deutschland und agiert als Großhändler für Artikel des Friseurbedarfs. Mit 50 Mitarbeiter:innen und weiteren 150 unterstützenden Heimarbeiter:innen lagert, verpackt und versendet Oswald Produkte wie Haarbürsten, Manikür- und  Massageartikel.

Handschriftliche Wareneingangskontrollen
vor der Implementierung.


Die Wareneingangskontrolle erfolgte vor der Einführung von Testify handschriftlich auf Papier. Bei 28 Millionen Artikeln pro Jahr ist das eine sehr zeitintensive Tätigkeit.

Hoher Kommunikationsaufwand durch Medienbrüche.

In der Wareneingangsprüfung ist die genaue Begutachtung und Überprüfung der Sollkriterien das A und O. Dabei kann es vorkommen, dass Artikel falsch sind und dennoch freigegeben werden oder aber es kommt vor, dass Mängel erfasst werden, wo kein Mangel ist.

Dazu wurde eine Matrix mittels Excel verfasst, die 30-50 Prüfkriterien sowie 20-80 Artikel beinhaltete. Diese wurde ausgedruckt im Lager angebracht, um die Sollvorgaben zu dokumentieren. Zu den schwierigen Bedingungen wie Wind und Schmutz reihte sich der Mehraufwand bei einer Änderung der Prüfkriterien sowie in der Dokumentation bei Reklamationen, was auch zu einer erhöhten Fehleranfälligkeit des Prozesses führte.

Das resultiert in einem erhöhten Mehraufwand zwischen Lager und Einkauf betreffend Reklamationen. Die örtliche Trennung der beiden Abteilungen erschwert die Zusammenarbeit zusätzlich.

Langwierige Kontrollen nach Abladung.

Die Waren der Oswald werden in Containern angeliefert. Bis die Waren abgeladen und geprüft wurden, vergingen im Schnitt drei volle Werktage. Die Erfassung der Mängel wurde mit Papier und Fotos erfasst, die wiederum in digitaler Form am PC abgelegt wurden.

Die Übertragung der Daten in ein einheitliches System war sehr zeitintensiv.

Mit Testify können die Waren „on-the-fly“ während der Abladung kontrolliert werden. Statt 3 Tage benötigt unser Team nun nur mehr 1 Tag.


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Thomas Oswald,
Geschäftsführer, Karl Oswald GmbH & Co. KG

Und so wurde Testify im Betrieb ausgerollt.


Checklisten-Vorlagen für die Wareneingangsprüfung.

Gestartet wurde die Implementierung von Testify wie gewohnt mit einem Proof of Concept (PoC) in der Wareneingangskontrolle. Im Zuge dessen wurde die Excel-Liste mit den Prüfkriterien als Checklisten-Template in Testify angelegt, um damit die Qualitätskontrolle der ankommenden Ware digital durchzuführen.

Anbindung an SAP.

Mit der Anbindung an SAP als Warenwirtschaftssystem, wurden in weiterer Folge automatisiert Checklisten auf Basis des Artikels erstellt und veröffentlicht. Die nötigen Informationen zu den Prüfkriterien wurden aus dem zugehörigen Materialstamm gezogen. Somit mussten die Daten zu den Prüfkriterien nur mehr an einer Stelle gewartet werden.

Strukturierter Prozess zur Mangelbearbeitung

Zuvor wurden Mängel an den Waren mit der Digitalkamera erfasst, in einem Dateiordner abgelegt und dem/der zuständigen Einkäufer:in übermittelt. Mit dem integrierten Mängelmanagement können Produktmängel und Fehler direkt digital in Testify erfasst und an den Einkauf zur Überprüfung weitergeleitet werden. Die Reklamationsbearbeitung und Kommunikation funktioniert nun ohne jegliche Medienbrüche und zu 100% digital.

Gerade aufgrund der örtlichen Trennung unserer Einkaufsabteilung vom Lager, ist eine reibungslose Kommunikation umso wichtiger. Testify hat bei uns genau diese Lücke geschlossen und bietet uns zusätzlich zur Checklisten Software eine Kommunikationsplattform. Der Effekt? Es funktioniert alles viel schneller und einfacher und unsere Mitarbeiter:innen sind zufriedener!


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Thomas Oswald,
Geschäftsführer, Karl Oswald GmbH & Co. KG

Mit praktischen Funktionen zu erheblichen Effizienzsteigerungen im Wareneingang.


Digitale Checklisten

Mit dem digitalen Checklisten-Designer werden Checklisten Templates mit numerischen, Single Choice und Foto-Checks erstellt, die als Basis für die Prüfung der jeweiligen Artikel dienen.

Mobiles Mängelmanagement

Das integrierte Mängelmanagement unterstützt Oswald bei der Dokumentation und Bearbeitung von Produktfehlern und Mängeln. Diese können direkt in der jeweiligen Checkliste vermerkt werden. Zusätzlich dienen die integrierte Kamerafunktion, die Mangelkategorie und der Schweregrad dazu, strukturierte Informationen zum Mangel zu erfassen, was die interne Kommunikation mit der Einkaufsabteilung erheblich erleichtert. Dadurch verringert sich die Mangelbearbeitungszeit erheblich und Informationen darüber, wie mit dem Mangel umgegangen wird, kann unkompliziert weitergegeben werden.

SAP Integration

Dank der Integration von SAP, können Materialstammdaten aus dem Warenwirtschaftssystem an Testify übermittelt werden, woraufhin eine Checkliste für den Artikel veröffentlicht wird.

Das Ergebnis nach der Implementierung von Testify: Mehr Effizienz, bessere Daten, hervorragende Produkt- und Servicequalität.


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Erhebliche Zeiteinsparung bei der Wareneingangsprüfung.

Die Überprüfung eines Überseecontainers dauerte vor dem Einsatz von Testify in der Regel etwa 3 Tage. Das lag vor allem daran, dass die Ware zuvor ausgeladen werden musste, um dann die Qualitätskriterien mithilfe der Excel-Liste sorgfältig zu dokumentieren. Mit dem Einsatz von Testify erfolgt die Wareneingangskontrolle nun in einem Tag.

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Verbesserte abteilungsübergreifende Kommunikation.

Die Zeitersparnis durch Testify beläuft sich nicht ausschließlich auf die Wareneingangkontrolle an sich. Auch die Vor- und Nachbereitung von Prüfungen funktioniert nun wesentlich effizienter, da alle Informationen digital abrufbereit sind. Zudem sind die Abläufe wesentlich transparenter.

Weitere digitale Erfolgsgeschichten unserer Kunden.


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